Is uw bedrijf wel veerkrachtig genoeg voor een ERP-project?

Is uw bedrijf wel veerkrachtig genoeg voor een ERP-project?

Een essentiële eigenschap bij een ERP-implementatie

Zoals eerder geschreven blijkt dat er veel wetenschappelijk onderzoek naar falende projecten wordt uitgevoerd. Ondanks deze toenemende hoeveelheid theorie blijven de resultaten op criteria kosten, tijd en functionaliteit tegenvallen (veelal door onverwachte zaken). Bedrijven worden in toenemende mate complexer en moeten zich in een steeds hoger tempo aanpassen aan de veranderende omgeving, welke in toenemende mate veeleisender en dynamischer wordt. Tot zover niets nieuws denk ik.

Onverwachte zaken hoeven niet slecht te zijn. Het wil namelijk niet zeggen dat onverwachte zaken altijd ‘problemen’ zijn. Ze kunnen ook kansen op leveren.

Door dieper inzicht in de mogelijkheden van een ERP-systeem ziet een bedrijf plotseling nieuwe voordelen en toepassingen.

Naar mijn mening dienen bedrijven die ERP-systemen implementeren over een essentiële eigenschap te beschikken om zich tijdens én na de implementatie voortdurend te kunnen blijven aanpassen aan de dynamische omgeving.

Ik denk dat bedrijven veerkrachtig moeten zijn. Uiteraard is het belangrijk om toekomstgericht te denken en vooruit te plannen. Echter is het nog meer van belang om meteen te kunnen reageren op het moment dat er zich onverwachte zaken voordoen. Bedrijven moeten in hun basisstructuur en houding weerbaar kunnen zijn om onverwachte problemen op te lossen en misschien nog wel belangrijker: onverwachte kansen te kunnen pakken. Puur vasthouden aan de ooit geplande weg is slecht voor het resultaat.

De uitspraak dat bedrijven veerkrachtig moeten zijn is natuurlijk snel gemaakt en iedereen zal deze belangrijke eigenschap van een bedrijf graag onderschrijven. Maar hoe pak je dit als bedrijf nou aan? Het recept hiervoor heb ik niet op de plank liggen, maar er zijn een aantal zaken waaraan je zou kunnen denken.

  1. Bereidheid tot veranderen: Iedere laag binnen een bedrijf moet bereid zijn te veranderen en zich bewust zijn van de complexiteit die een ERP-implementatie met zich meebrengt. Persoonlijke aandacht voor negatieve verwachtingen en uitleg bij gesprekken bij de koffieautomaat kunnen hier veel invloed op hebben.
  2. Entrepeneurship bevorderen: Daarnaast zou intern entrepeneurship bevorderd en gewaardeerd moeten worden binnen een bedrijf. Dit zal ervoor zorgen dat er snel en effectief gereageerd wordt op problemen en kansen. Dit kan extra worden bevorderd door beloningen uit te delen voor eigen initiatieven en goede ideeën, maar ook door eigen initiatieven die fout gaan niet te bestraffen.
  3. Gevoel van urgentie: Een andere belangrijke voorwaarde is dat iedereen binnen het bedrijf de urgentie voelt dat er iets moet veranderen. Zonder deze druk zal men niet in beweging komen. Die urgentie kan zowel positief als negatief aangewakkerd worden. Hoewel het altijd fijn is als deze positief aangewakkerd wordt, is het soms noodzakelijk om dit negatief te doen.
  4. Ruimte creëren: Ook als je als bedrijf met onverwachte zaken geconfronteerd wordt moet je ruimte hebben om hiermee om te gaan, oftewel tijd en geld hebben om dit te bekijken en analyseren.
  5. Extern netwerk op orde: Als bedrijf besta je niet alleen op de wereld. Hoewel bedrijven niet graag de vuile was buiten hangen, is het verstandig om er als bedrijf voor te zorgen verbonden te zijn met andere bedrijven die eventueel kunnen meedenken en/of helpen bij onverwachte zaken.

Ik denk dat het van belang is dat deze mogelijkheden om veerkrachtig te zijn niet alleen bij het topmanagement moeten spelen. Een ERP-project is iets wat het hele bedrijf aangaat. Daarom zou iedereen in het bedrijf, van hoog tot laag, zich hiervan bewust moeten zijn en die veerkrachtigheid positief moeten beïnvloeden.

Misschien is het een revolutionair idee dat er een programma voor het hele bedrijf wordt opzet om deze meer veerkrachtig te maken. Als bedrijf wil je ervoor zorgen dat je om kunt gaan met onverwachte zaken, ook al heb je niet meteen een probleem of doel voor ogen waarvoor je dit doet. Dat geldt overigens niet alleen voor onverwachte zaken die zich bij een ERP-project kunnen voordoen. Herkenbaar?