Self-service BI werkt niet

Self-service BI werkt niet

Self-service BI werkt niet

Wie kent ‘m niet, de bron van alle rapportages in de organisatie: een spreadsheet met tientallen tabbladen, evenzoveel macro’s en V-lookups, waar de gebruiker elke maand een aantal dagen mee bezig is om deze up-to-date te houden. Vaak weet ook alleen deze ene gebruiker hoe deze spreadsheet is opgezet en in elkaar zit.
Mede door de komst van Power BI willen steeds meer klanten en eindgebruikers zelf hun rapportages en dashboards creëren. Om dit tot een succes te maken is het belangrijk aan een aantal randvoorwaarden te voldoen.

Wat is SSBI?

Self-service BI is een aanpak voor data-analyse en -visualisatie die eindgebruikers in staat stelt met enterprise data te werken zonder dat ze een achtergrond hebben in BI, data mining of data science. Hierdoor wordt de IT-afdeling van de organisatie ontlast en kunnen gebruikers zelf voorzien in het maken van rapportages en dashboards.

 

Wie doet wat?

Goede self-service BI begint bij een gebruikersvriendelijk datamodel en een goede initiële training. Het datamodel moet qua naamgeving goed aansluiten bij het bronsysteem en ook moeten relaties tussen tabellen duidelijk zijn voor de gebruiker, of zelfs automatisch gelegd worden door de BI-tool.
De stap van losse spreadsheets naar een datawarehouse kan voor een eindgebruiker een steile leercurve zijn. Bij de start is het belangrijk daarin ondersteuning te bieden als BI-specialist. Dit kan door trainingen in de tools, maar bijvoorbeeld ook door het beschikbaar maken van een basisset aan rapportages waar de gebruiker elke keer op terug kan grijpen.
In opleiden werkt het concept train-de-trainer erg goed: geef één kerngebruiker een intensieve training in de tools en het datamodel, en laat hem daarna zelf (eventueel met ondersteuning) een training verzorgen aan andere gebruikers. Op deze manier wordt meteen duidelijk of de training aan de kerngebruiker volstaan heeft.

Het ontbreken van budget kan ook een reden van mislukken zijn. Vooral bij de start is het belangrijk dat op regelmatige basis gewerkt kan worden met de tools en rapporten om de kennis niet te laten verwateren.
Het is daarnaast belangrijk te realiseren in welke fase van het BI Maturity Model (van Gartner) de klant zich bevindt. Dit helpt te bepalen welk niveau van ondersteuning nodig is en hoe zelfredzaam de klant al is.

Gartner BI Maturity Model (Source: Gartner (September 2015))

Conclusie

Self-service BI kan een krachtig hulpmiddel zijn voor organisaties, zorg er echter voor dat de juiste omgeving is gecreëerd voor de gebruiker om aan de slag te kunnen gaan.

Ben je benieuwd of Self-service BI iets is voor je eigen bedrijf? Neem dan contact op om vrijblijvend van gedachten te wisselen.