Aan de slag met change management: zo pak je het aan

Samenwerking speelt binnen elk project een grote rol, want hoe je het ook wendt of keert; het is bepalend voor een succesvol project. Zo ook bij bedrijven die een business case hebben waarbij een CRM- en/of ERP-applicatie benodigd is. Implementaties vragen om een flinke investering in tijd en kosten en de bereidheid om te veranderen. Het doorvoeren van veranderingen en de adoptie ervan wordt beïnvloed door meerdere factoren: planning, change management en kennis/kunde. 

Wanneer we praten over veranderingen is het belangrijk dat alle betrokkenen een gevoel van urgentie hebben en dat de betrokkenen een afspiegeling zijn van de gehele onderneming; enthousiaste mensen uit verschillende lagen binnen het bedrijf. Wanneer deze groep is samengesteld, begint het echte werk. Naast dat ze nauw betrokken zijn bij de implementatie, leiden ze alle inspanningen rondom het project/de veranderingen en zijn ze de ambassadeurs binnen de onderneming.

Vanuit dit gedachtegoed is het aan te raden om bij de start van een implementatie een Project Skills Training te doen. Er wordt de komende tijd immers intensief samengewerkt en het is van belang dat de neuzen dezelfde kant op staan. Tijdens de training worden team- en communicatieafspraken en besproken welk gezamenlijk doel nagestreefd wordt.

Tijdens een implementatie zullen er vele hoogtepunten zijn, maar je zult ook moeizame momenten met elkaar beleven. In de training ontwikkelen we daarom vaardigheden om moeizame momenten te herkennen en bieden we handvatten om die te doorbreken.

Verandering aanpakken

‘Waarom is verandering nodig?’, is een vraag die we vaak horen. Als dit niet helder is, sta je al met 1-0 achter en zullen mensen minder openstaan voor verandering. Communiceer duidelijk naar alle betrokkenen wat de visie van de verandering is, zodat het beoogde doel dat je wil bereiken voor iedereen helder is. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is. Goede communicatie vooraf is essentieel en kan zaken als onzekerheid en angst voor veranderingen al voor een groot deel wegnemen.

Verandering gebeurt over meerdere assen: het heeft invloed op het proces, het bedrijf en vooral de mensen. Ervaring leert dat een methodische aanpak noodzakelijk is bij het doorvoeren van veranderingen. Bij complexe implementaties hanteren we de Pulse Sure Step Focus methode, een directieve scrum-methodiek. Het is een mindset waarbij ‘het omarmen van veranderingen’ hoort. Door projecten met deze methode aan te vliegen, worden veranderingen stapsgewijs doorgevoerd, wat leidt tot het behalen van kleine successen op korte termijn. De successen van de verandering worden zichtbaar voor iedereen binnen de onderneming en daarmee wordt het draagvlak van de verandering vergroot. Dit is een mooie beloning voor de ambassadeurs die hard aan het werk zijn om deze visie uit te dragen.

Een continu proces van verbeteren

Is het einde in zicht, dan houdt het veranderproces overigens niet op. Het is belangrijk om de voortgang te blijven evalueren en te onderzoeken wat goed en minder goed heeft gewerkt. Neem barrières weg, vier kleine successen en verbeter doorlopend je aanpak voor change management.

Duidelijke communicatie hierin is key. Neem alle betrokkenen mee in het veranderproces. Hierdoor wordt verandering niet meer gezien als ‘een verandering’ maar als een continu proces van verbeteren door middel van kleine stapjes in de richting van een gezamenlijk doel. Zo zul je uiteindelijk sneller de gewenste situatie bereiken.