Blog: Samenwerken is de basis voor succesvol change management!

Samenwerken is de basis voor succesvol change management!

Door: Randall Williams

Binnen elk project speelt samenwerken een grote rol, want hoe je het ook wendt of keert; het is bepalend voor een succesvol project. Zo ook bij bedrijven die een business case hebben waarbij een CRM- en/of ERP-applicatie benodigd is. Dit brengt voor iedereen veel veranderingen mee. Het doorvoeren en de adoptie van deze veranderingen wordt beïnvloed door meerdere factoren: planning, change management en kennis/kunde. Implementaties vragen om een flinke investering in tijd en kosten en de bereidheid om te veranderen.

Ambassadeurs binnen de organisatie

Wanneer we praten over veranderingen is het belangrijk dat alle betrokkenen een gevoel van urgentie hebben en dat deze betrokkenen een afspiegeling zijn van de gehele onderneming; enthousiaste mensen uit verschillende lagen binnen het bedrijf. Wanneer deze groep is samengesteld begint het echte werk pas. Naast dat deze groep nauw betrokken is bij de implementatie, leiden zij ook alle inspanningen rondom het project / de veranderingen en zijn zij de ambassadeurs binnen de onderneming.

Project Skills Training

Vanuit dit gedachtegoed valt het aan te raden om bij de start van een implementatie een Project Skills Training te doen. Daarmee faciliteer je een vliegende start voor het project waar de komende tijd intensief met elkaar zal worden samengewerkt. Met deze Project Skills Training staan alle neuzen dezelfde kant op, maken we team- en communicatieafspraken met elkaar en bespreken we het gezamenlijke doel dat we nastreven. Tijdens een implementatie zullen er vele hoogtepunten zijn, maar ook zul je moeizame momenten met elkaar beleven. In de training ontwikkelen we de vaardigheden om een moeizaam moment te herkennen en bieden we handvatten om die te doorbreken.

Waarom is verandering nodig?

Een vraag die wij vaak horen. Als dit niet helder is sta je al 1-0 achter en staan mensen minder open voor verandering. Communiceer duidelijk naar alle betrokkenen wat de visie van de verandering is, zodat het beoogde doel dat je wil bereiken voor iedereen helder is. Zo weten iedereen ook waar hij of zij aan toe is. Goede communicatie vooraf is essentieel en kan zaken als onzekerheid en angst voor veranderingen al voor een groot deel wegnemen. Verandering gebeurt over meerdere assen: het heeft invloed op het proces, het bedrijf en vooral de mensen.

Sure Step Focus

Ervaring leert dat een methodische aanpak noodzakelijk is bij het doorvoeren van veranderingen. Bij complexe software implementaties hanteren we de Pulse Sure Step Focus methode, een directieve scrum-methodiek. Het is een mindset. Bij deze mindset hoort ‘het omarmen van veranderingen’. Door projecten met deze methode aan te vliegen worden veranderingen stapsgewijs doorgevoerd, wat kan leiden tot het behalen van kleine successen op korte termijn. De successen van de verandering worden zichtbaar voor iedereen binnen de onderneming en daarmee wordt het draagvlak van de verandering vergroot. Op zijn beurt is dit een mooie beloning voor de ambassadeurs die hard aan het werk zijn om deze visie uit te dragen.

Een continu proces van verbeteren

Het einde van het project is in zicht en iedereen is inmiddels volledig aan boord. Dit betekent overigens niet dat het veranderproces ophoudt! Blijf regelmatig de voortgang evalueren, onderzoek wat goed en minder goed heeft gewerkt, neem barrières weg, blijf kleine successen vieren en blijf je aanpak voor change management verbeteren. Duidelijke communicatie hierin is key. Neem alle betrokkenen mee in het veranderproces. Hierdoor wordt verandering niet meer gezien als ‘een verandering’ maar als een continu proces van verbeteren door middel van kleine stapjes in de richting van een gezamenlijk doel.