Project Description

ERP zorgt bij Veld Koeltechniek voor solide organisatie en legt basis voor groei

Ook in de spits alles onder controle

‘In 2004 hadden we nog een termijn van vijf weken voor facturatie, nu zou het binnen een dag kunnen’

Veld_logo

Met de zomer voor de deur is het spitsuur bij Veld Koeltechniek in Groenlo. Koel- en vriesinstallaties in supermarkten moeten in goede conditie zijn en op uiteenlopende locaties worden weer de koelkasten voor ijs en dranken geplaatst. Niet alleen kent Veld – handelshuis, systeemintegrator en servicebedrijf in één – een diversiteit aan bedrijfsprocessen, ook vergen de seizoensinvloeden het uiterste van de planning. Dit alles leidt Veld in goede banen met het ERP-pakket Microsoft Dynamics AX. ‘Daarmee hebben we ons bedrijf goed georganiseerd en is de basis voor groei gelegd.’

In 2004 zette familiebedrijf Veld Koeltechniek een professionaliseringsslag in. Het bedrijfsproces werd toen nog bij wijze van spreken met één document aangestuurd: een opdrachtbevestiging fungeerde tevens als pakbon en vrachtbrief en ook nog als factuur. En het ontbrak aan managementinformatie. Werk aan de winkel dus voor het management, waarvan Marco Klein Falckenborg deel uitmaakt. Hij trad in 2003 als assistent-controller in dienst en is sinds 2007 als controller verantwoordelijk voor financiën, ict en logistiek. Een sleutelactie was het invoeren van ERP. ‘Met ERP wilden we intelligentie in het bedrijf brengen en de organisatie meer bewust maken van cijfers.’ De keuze viel op Microsoft Dynamics AX, toen nog Axapta geheten.

Pulse-Client-Veld

Groei

De invoering van ERP gebeurde met ondersteuning van Pulse Business Solutions, vertelt Klein Falckenborg. ‘Als je voorheen eigenlijk op basis van één document werkt, dan is het een grote stap. Je moet het ERP-denken introduceren, waarbij iedereen afhankelijk is van de kwaliteit van de informatie die de ander in het systeem invoert.’ Het heeft goed uitgepakt; in vier jaar groeide de omzet met ruim dertig procent, terwijl het aantal mensen in de backoffice niet toenam. ‘We hebben de processen helemaal geautomatiseerd en in de backoffice echt een slag kunnen maken; daarbij heeft ERP goed geholpen.’ Voor de service-tak zijn bijvoorbeeld de werkbonnen gedigitaliseerd. De monteurs zijn uitgerust met een toughbook (een robuuste laptop/netbook), waardoor ze vanuit Groenlo kunnen worden gevolgd en (spoed)opdrachten ‘ingeschoten’ kunnen krijgen. En de klant kan meteen de opdrachtbon digitaal aftekenen. ‘In 2004 hadden we nog een termijn van vijf weken voor facturatie, nu zou het binnen een dag kunnen.’

Brede Functionaliteit

Microsoft Dynamics AX kan met een breed pakket aan functionaliteiten verschillende logistieke grondvormen afdekken. Ook heeft het de flexibiliteit om verschillende businessunits met één ERP-omgeving te coveren. Handig bijvoorbeeld in de planning, schetst Klein Falckenborg. ‘In de vakantietijd, als de temperaturen hoog zijn, moeten we in de service kunnen opschalen, terwijl de projectmatige activiteiten wat minder zijn. Dan moeten we over de verschillende planningen kunnen kijken om zo nodig vanuit montage naar service te verschuiven.’ Uiteraard gebruikt Veld zoveel mogelijk de standaardfunctionaliteit binnen AX, maar er is bewust voor gekozen om waar nodig maatwerk te laten ontwikkelen door Pulse. ‘We willen onze mensen zo optimaal mogelijk laten werken.’ In de horeca-tak bijvoorbeeld is in- en verkoop een standaardproces, maar het door Veld ontwikkelde OCP (One Cool Process) is dat niet. ‘Daar komt naast in- en verkoop ook onderhoud en schoonmaak bij kijken en een stuk rapportage; probeer dat maar eens in een standaard ERP-proces te vangen.’

“‘Met Microsoft Dynamics AX hebben we ons bedrijf goed georganiseerd en is de basis voor groei gelegd.”

Marco Klein Falckenborg

Ambities

Klein Falckenborg is nog niet klaar. ‘Er zijn genoeg optimalisaties die we bij Veld nog kunnen doen, maar dat moet stapsgewijs gebeuren. We willen CRM introduceren en optimaliseren; de beschikbare opties benutten we nog onvoldoende. Ook gaan we kijken naar de koppeling met een productconfigurator.’ En wie weet wat de nieuwe versie AX 2012 te bieden heeft die Microsoft Dynamics dit najaar introduceert. Pulse
organiseert in juni haar jaarlijkse voorjaarsupdate voor klanten, niet toevallig bij Veld in huis. Verder valt er efficiencywinst te behalen in engineering. Nu hebben de engineers voor de takken retail en industrie elk hun eigen werkwijze met ERP ontwikkeld. ‘We moeten in het bedrijf bijeen gaan zitten om van elkaar te leren.’ En Klein Falckenborg wil de duurzaamheidsambities van Veld met ERP gaan ondersteunen. ‘We willen dit jaar mvo-gecertificeerd worden (mvo staat voor maatschappelijk verantwoord ondernemen, red.).

De data die we nodig hebben om te laten zien waar we staan, willen we uit ERP halen.’ Microsoft Dynamics AX leent zich daar goed voor met zijn rapportagemogelijkheden. ‘We werken met één A4 aan key performance indicators die elke maand worden gegenereerd; dit document fungeert als ‘dashboard’ voor de hele organisatie. De mensen staan nu elke keer te springen om de nieuwe cijfers. Het enthousiasmeert hen, ze worden competitiever.’ Zelf is controller Klein Falckenborg ook enthousiast over de geïntegreerde financiële module. Bij iedere logistieke stap wordt de financiële transactie die daaraan vastzit ongemerkt meegenomen. ‘Er zijn nooit problemen met de aansluiting. Het is prettig dat je daar als financiële man geen omkijken naar hebt.’

Divers en innovatief in koeltechniek

Veld Koeltechniek in Groenlo kent vier takken van sport: horeca, retail, industrie en service. Voor de horeca gaat het om de in- en verkoop van koel- en vrieskasten, koelvitrines en grootkeukenapparatuur. De spullen komen vooral uit Italië, Turkije, Denemarken en Portugal en worden verkocht in Nederland en België. Aan grote klanten als Unilever, Grolsch, Danone en FrieslandCampina biedt Veld een complete dienstverlening, onder de naam OCP (One Cool Process). Grotere aantallen koelkasten voor bijvoorbeeld ijs, schoolmelk of dranken worden geplaatst bij eindklanten als scholen, cafetaria’s en benzinestations, en ook weer opgehaald om na inspectie, onderhoud en schoonmaak weer nieuw geplaatst te kunnen worden. In de retail verzorgt Veld bij supermarktketens als C1000 en Plus Retail de complete koel- en vriesinrichting, inclusief centrale ‘machinekamer’. Industrieel richt Veld koel- en vrieshuizen en distributiecentra in. In al deze drie takken verleent Veld service, met een buitendienst van 25 man en een controlekamer die diverse installaties op afstand monitort. Kortom, diverse bedrijfsprocessen met handel, systeemintegratie en service als hoofdfuncties en daarbinnen nog eens specialisaties zoals OCP en diverse servicevormen (op contractof factuurbasis). Veld is in Nederland met 150 medewerkers en in 2010 ruim 34 miljoen euro omzet niet de grootste in koeltechniek en wil zich daarom vooral onderscheiden door innovatie. Vorig jaar stond de viering van het vijftigjarig bestaan in het teken van duurzaamheid. Zo loopt Veld voorop met de toepassing van CO2 als ‘groen’ koelmiddel in retail- en industriële installaties. Een CO2-gekoelde installatie is in aanschaf duurder, maar milieuvriendelijker en energiezuiniger.

Hoe toekomstbestendig is jouw bedrijf?

Bespreek het met één van onze branche- experts.

Neem contact op