Project Description

Pulse implementeert geïntegreerd ERP-systeem voor drie vestigingen Helvoet

‘De kunst is om de laatste stand van zaken geautomatiseerd in het ERP-systeem op te nemen en door te voeren.’

Helvoet_logo

Helvoet maakt een ingrijpende herstructurerings- en investeringsperiode door. Een belangrijk onderdeel van dit proces is de implementatie van Microsoft Dynamics AX door Pulse Business Solutions. Het nieuwe ERP-systeem integreert de productie in de drie vestigingen en stemt deze via uitgekiende forecasting af op de klantbehoefte. Helvoet gaat lean de toekomst tegemoet. Een duidelijke focus op automotive en industrie moet Helvoet Rubber & Plastic Technologies hernieuwde groei opleveren, in een proces van halveren en verdubbelen. Het aantal vestigingen ging van zes naar drie, het aantal aandeelhouders van vier naar twee, het aantal werknemers van 1.100 naar 540. Daartegenover staat verdubbeling van de investeringen in productieprocessen en bijbehorende (ict)-ondersteuning. Een belangrijk onderdeel daarvan is de invoering van een nieuw ERP-systeem in de vestigingen in Hellevoetsluis, Lommel (België) en Pune (India). ‘Het is een groot en complex project van een hoog abstractieniveau. Maar het uitvoeren van complexe projecten voor klanten behoort tot onze kerncompetenties’, stelt financieel directeur Erik-Jan Verdegaal van Helvoet. ‘Waarom zouden we het voor onszelf dan niet kunnen?’

Dynamisch Plannen

Het ‘oude’ Helvoet had al een ERP-systeem. Maar dat bestond uit meerdere platforms en was financieel en operationeel gebrekkig geïntegreerd. Voor gedetailleerde informatie over de prestaties, nodig voor een proces van continue verbetering, was het ongeschikt. Een nieuw, geïntegreerd ERP-systeem was voor velen dan ook al langere tijd een vurige wens, en tevens een voorwaarde voor lean productie. Verdegaal: ‘Produceren in een continue stroom, zonder stilstand, stelt hoge informatie-eisen; uit de klantvraag moet je terug naar inkoop, zodat je tussenvoorraden kunt voorkomen. Een goed ERP-systeem helpt ons om de productie op de juiste volgorde te krijgen.’ Het ERP-systeem doet dat uiteraard niet (van)zelf. ‘Voordat je je proces in het systeem kunt implementeren, moet je het herinrichten op basis van je toekomstvisie, met behulp van best practices, gelijkschakeling en eliminatie van overbodige stappen.’ Over de discussie ‘voorraad versus klantorder’ is Verdegaal duidelijk: ‘Produceren op klantorder is voor velen het ultieme doel. Maar het mag dan ‘stoer’ zijn, het is niet altijd efficiënt. De efficiëntste bedrijven produceren op voorraad – op basis van de juiste forecasting, die je moet vertalen naar efficiënte werkorders. Een goed ERP-systeem optimaliseert dat planningsproces.’

Pulse-Client-Helvoet

Te laat leveren kan niet

Pulse, het bedrijf dat Microsoft Dynamics AX bij Helvoet implementeert, licht toe: ‘Forecasting is een dynamisch proces dat van prognose via verwachting tot afnameorder een toenemende zekerheid kent. In de automotive verloopt de communicatie daarover tussen oem’er en toeleverancier via EDI (Electronic Data Interchange, red.). Te laat leveren kan niet, te vroeg leveren is evenmin aan de orde. De kunst is om de laatste stand van zaken geautomatiseerd in het ERP-systeem op te nemen en door te voeren. De dynamiek in dat proces leidt tot voortdurende mutaties, steeds betere herplanningen, zodat de werkvloer geen enkele last heeft van dat proces.’ Een bijkomend aspect is dat de klant uit meerdere vestigingen beleverd kan worden. Verdegaal: ‘Dat vergt integratie en uitwisseling van  productieplanningen tussen de vestigingen. Het resultaat is optimale benutting van de productiecapaciteit, volledig voldoen aan klant-wensen en een centraal overzicht. Dat is met een geïntegreerd ERP-systeem best moeilijk. Maar zonder is het volstrekt onmogelijk.’

Helvoet United

Integratie is behalve een automatiseringsopgave ook mensenwerk. Het gaat om meer dan integratie van data, tabellen en interfaces. Verdegaal: ‘Integratie betekent standaardisatie van de werkprocessen op de verschillende vestigingen. Dat vraagt overleg en uitwisseling van best practices. De bestaande eigen systemen droegen bij aan de identiteit van de vestigingen. Een nieuw, gedeeld systeem draagt bij aan de Helvoet-identiteit. Muurtjes tussen vestigingen verdwijnen. Het implementatietraject kreeg daarom de projectnaam ‘Helvoet United’.’ ‘Bovendien zie je dat medewerkers blij zijn als hun inbreng voor een geïntegreerd systeem waardering oogst. Medewerkers die al jaren hetzelfde werk doen, blijken in staat bij te dragen aan verandering en verbetering.’ Verdegaal schetst de fasering van het implementatieproces: ‘Het begint met procesbeschrijvingen. Dat leidt tot ideeën die de pakketten leveranciersselectie meebepalen. De keuze viel vrij snel op Microsoft Dynamics AX. Bovendien wilden we een gebruiksvriendelijk en uitontwikkeld platform met goede ondersteuning. Verder stond integratie van e-mail, office en finance met ERP op de verlanglijst. Daarmee was de pakketkeuze relatief eenvoudig.’

“Produceren op klantorder geldt als het ultieme doel. Het mag dan ‘stoer’ zijn, het is niet altijd efficiënt.”

Voortvarend

Volgende vraag: wie gaat het invoeren? Verdegaal: ‘Een stabiele organisatie met door referenties onderbouwde ervaring in productieomgevingen. Management en gebruikersgroep hadden een voorkeur voor Pulse. De gesprekken met hen waren niet korter dan die met anderen, maar wel meer to the point. Natuurlijk zijn ook softe factoren belangrijk: is er een klik? Die heb je sneller met een leverancier die jouw sector kent. Nu we het proces achteraf kunnen overzien, zijn we van mening dat we met Pulse een goede keuze hebben gemaakt.’ ‘Het is belangrijk te weten wat er speelt. Je doet een opdrachtgever geen plezier als je buiten je specialisatie projecten aanneemt, maar jezelf ook niet. Onze consultants voelen zich thuis in een productieomgeving.’ Met de procesbeschrijvingen in handen konden Pulse en Helvoet de kernel-bouw in september 2010 aanvangen. ‘Dat begint met een iteratief proces van analyse en basisontwerp. Hoe wil je werken? Welke concrete procesinrichting past daarbij? Als dat is uitgekristalliseerd, volgt inrichting van het systeem: eerst in Hellevoetsluis, dan in Lommel en India, steeds aangepast aan de nationale wettelijke eisen. Na inrichting is het een zaak van testen en trainen en kan de kernel-bouw worden afgerond.’

Vanaf 12 september is het systeem in Hellevoetsluis live. Daarmee is het project iets uit de oorspronkelijke planning gelopen, maar mag de implementatie nog steeds voortvarend heten. Verdegaal: ‘We gingen ervan uit dat het met de juiste uitgangspunten, het juiste pakket, de leverancier en vooral een sterke en gemotiveerde projectorganisatie moest kunnen. Het past bij de voortvarendheid van onze investeringsplannen. Heel belangrijk voor doeltreffende implementatie is dat we dicht bij het standaardpakket zijn gebleven. Elke euro die je spendeert aan maatwerk, leidt tot vertraging en moet je later nog tien keer uitgeven.’
Toch was de invoering geen ‘piece of cake’. Verdegaal: ‘Het projectteam raakte gedurende het project steeds meer onder de indruk van de complexiteit van ons proces. Die complexiteit werd in de software recht gedaan. Daardoor werd het systeem wel traag. Dat probleem heeft Pulse met een groot commitment aangepakt. Daardoor liepen we uit het tijdpad. Terugkijkend, is het project een enorme prestatie van alle betrokkenen.’ ‘Het schema slaagde er af en toe zelfs in om onze mensen gek te krijgen.’ Later moeten alle drie de vestigingen live en volledig operationeel zijn. ‘Met het huidige implementatieteam, de werkgroep en de gebruikersgroep– die het systeem inmiddels ook van binnen en buiten kent – moet dat lukken’, schat Verdegaal in.