Project Description

Animo schakelt over op Dynamics AX

‘Niet naar ERP-maatwerk toepraten, maar uitgaan van onze vraag. Dat schept vertrouwen.’

Directeur Wilfred Middel

Animo_logo

Producent van koffiezetapparatuur Animo in Assen zet de laatste jarennadrukkelijk in op groei en professionalisering. Van een traditioneel familiebedrijf met de focus op conventionele filterapparatuur ontwikkelt de onderneming zich in beheerst tempo tot een mondiale speler met een groeiend  productenpakket. Daarbij hoort een goede enterprise resource planning. Per 1 januari 2010 schakelde Animo over op Microsoft Dynamics AX. Directeur Wilfred Middel: ‘We wilden beslist géén maatwerk. We pasten liever onze organisatie aan het ERP-pakket aan, dan andersom.’

Sinds 1950 levert Animo koffiezetapparatuur voor de professionele wereld. Tot voor kort beperkte het Assense bedrijf zich tot traditionele filterapparatuur, maar sinds vijf jaar maken ook koffieautomaten deel uit van het assortiment. Wereldwijd is er maar een handvol bedrijven dat deze combinatie levert. ‘Voor veel klanten is deze uitbreiding een uitkomst’, vertelt directeur Wilfred Middel. ‘We zien onze omzet dan ook flink groeien. Momenteel zetten we voor tweederde om aan traditionele apparatuur en voor eenderde aan automaten.’ De meeste koffiezetapparaten blijven in West-Europa, maar ook Rusland en Zuid-Korea zijn grote afnemers. ‘In Zuid-Korea is veel scheepsbouw. Koffiezetapparatuur op schepen moet aan specifieke eisen voldoen en wij leveren maatwerk’, legt Middel uit. Het is meteen het tweede sterke punt van de onderneming: klantspecifieke wensen zijn geen enkel probleem.

Pulse-Client-Animo

Verouderd ERP-pakket

Het oerdegelijke Animo heeft altijd zwarte cijfers geschreven, maar sinds de toevoeging van  koffieautomaten gaat het nog beter. Met 110 medewerkers draait Animo een jaarlijkse omzet van vijftien miljoen euro. Het jaar 2009 was iets minder, maar nog steeds het één na beste jaar uit de geschiedenis. ‘Binnenkort brengen we een bonenkoffieautomaat op de markt. Dan hebben we echt alles in huis om onze doelstelling te verwezenlijken: een groei van vijftig procent in drie jaar tijd’, aldus een tevreden Middel. Naast groei houdt de onderneming een sterke focus op kosten en procescontrole. ‘We hebben onze interne processen altijd op orde gehad en gehouden’, stelt de directeur. ‘Maar we gebruikten daarbij een verouderd ERP-pakket. Er werd geen service meer op verleend. Een crash zou een ramp geweest zijn en onze it-afdeling had er de handen aan vol om het systeem alleen maar in de lucht te houden. Het was ongeschikt voor de groei en professionalisering die we voor ogen hadden.’

Geen maatwerk

Dus moest er een nieuw ERP-pakket komen. Gezien het belang ervan voor de bedrijfsvoering en de met aanschaf en implementatie gemoeide kosten, ging Animo niet over één nacht ijs. Er werd een projectgroep samengesteld met alle intern betrokken disciplines. Die zette de gewenste functionaliteiten op een rij en nodigde verschillende leveranciers uit voor een presentatie. Daaruit kwam een voorkeur naar voren voor het pakket Microsoft Dynamics AX, geleverd door Pulse. ‘We wilden beslist geen maatwerk, omdat je dan voor elke aanpassing terug moet naar de leverancier’, zegt Middel. ‘Dat is lastig en kostbaar. We zochten een pakket dat al onze interne processen aankon. Een standaardoplossing. Desnoods zouden we onze organisatie daarop aanpassen.’ Dat laatste bleek uiteindelijk inderdaad nodig voor de productieplanning. ‘Die heeft nu een heel andere afloop. Voor de betrokken medewerkers was dat een flinke omschakeling, die veel tijd en frustratie kostte. Maar met veel inzet en een goede begeleiding kwam ook dit op zijn pootjes terecht.’ Middel is tevreden over de leverancier. ‘We hadden een goed gevoel bij Pulse. Ze probeerden ons bijvoorbeeld niet naar maatwerk toe te praten, maar gingen uit van onze vraag. Dat schept vertrouwen.’

‘We wilden beslist geen maatwerk, omdat je dan voor elke aanpassing terug moet naar de leverancier.’

Klik

In april 2009 werd de keus gemaakt en in de periode van april tot en met juni brachten Animo en Pulse gezamenlijk alle processen in kaart. ‘Een noodzakelijke stap om het ERP-pakket goed te kunnen invullen, maar een enorme klus’, blikt Middel terug. ‘We hebben de processen tot in detail beschreven. Daarna zijn we het systeem per discipline gaan inrichten. Vanaf oktober volgden sessies met de hele groep en testten we het systeem integraal. Consultants van Pulse waren hier twee tot drie dagen per week. Vaste consultants, die ons bedrijf goed leerden kennen en waarmee we een klik hadden. Dat laatste is belangrijk, want als je elkaar begrijpt voer je inhoudelijk betere discussies.’

Rentebesparing

En toen brak het nieuwe jaar aan. ‘Een cleanere break dan per 1 januari starten met een nieuw ERP-pakket kun je niet hebben’, zegt Middel. ‘We konden in het nieuwe boekjaar meteen van start. En het ging goed. We zijn geen onvoorziene problemen tegengekomen en hebben al onze facturen kunnen draaien. Wel kwamen er veel praktische vragen, in de sfeer van ‘Hoe doe ik dit?’, maar dat hadden we niet anders verwacht.’ Inmiddels is Animo een klein jaar verder. Wilfred Middel somt een aantal voordelen op: ‘Het kennisniveau van onze medewerkers is verhoogd. We doen geen werk meer buiten het systeem om. De continuïteit van de bedrijfsvoering is gewaarborgd. De levertijden zijn onder controle. En terwijl onze omzet flink groeit, ligt ons voorraadniveau een stukje lager dan voorheen: de omzet is tien procent gegroeid en de voorraad is zelfs iets gedaald. Dat alleen al betekent een rentebesparing van zo’n 50.000 euro op jaarbasis.’ Het komend halfjaar richt Animo zich op verdere efficiencyverhoging. ‘We kunnen nog meer uit het systeem halen’, denkt Middel. ‘Bovendien overwegen we om voor onze buitenlandse vestigingen de intercompany-module toe te voegen. Dat geeft ons meer zicht op de voorraden en de facturen in het buitenland. Dan hebben we de controle écht perfect op orde.’

Toekomst

De uitrol naar het buitenland moet nog plaatsvinden. Wanneer het systeem geheel naar behoren werkt, vindt eerst uitrol naar servicebedrijf Edge in De Lier plaats. Met alle opgedane kennis over knelpunten en daarbij behorende oplossingen moet een vrijwel probleemloze implementatie naar onze buitenlandse servicevestigingen kunnen plaatsvinden.”

Project Typicals

Oplossing : Microsoft Dynamics AX
Aantal users : Uiteindelijk gaan 100 mensen binnen Animo gebruik maken van Microsoft Dynamics AX
Implementatie : gefaseerd sinds 2007

Hoe toekomstbestendig is jouw bedrijf?

Bespreek het met één van onze branche- experts.

Neem contact op