Plan en organiseer: veelgemaakte fouten tijdens een groot project

Plan en organiseer: veelgemaakte fouten tijdens een groot project

Lange doorlooptijd haalt focus onderuit

Plan en organiseer: veelgemaakte fouten tijdens een groot project

Lange doorlooptijd haalt focus onderuit

Enkele jaren geleden hebben wij een mooie jaren zeventig bungalow gekocht. Dit hebben wij gedaan met het nobele idee om de frivole woning van een ‘hippie-achtige’ stijl met te veel houtenschrotwerk en gekleurde tegeltjes om te toveren naar een mooie boerderijwoning met veel hout en gietijzer elementen. Zelf ben ik behept met twee enorme rechterhanden en bakken met gereedschap, maar dit was toch wel de grootste klus die ik zelf zou aanpakken.

Mijn doel was om dit op eigen kracht te doen, met af en toe wat hulp van zeer handige vrienden. Beperkt heb ik derde partijen ingehuurd, behalve voor het straatwerk, de vloerverwarming en het verwijderen van veertig kuub aan groen in mijn tuin waar geen land meer mee te bezeilen was. Iedere ruimte moest aangepakt worden en enkele muren moesten verwijderd worden om van twee slaapkamers een mooie woonkeuken te maken. Het gehele project zou zo’n twee jaar in beslag nemen, aangezien ik daarnaast nog gewoon een fulltime baan heb.

Help, Mijn man is klusser!

Velen om mij heen kwamen met de ludieke opmerking dat ik binnen afzienbare tijd wel in “Help, Mijn man is klusser!” te zien was. Dit wilde ik ten alle tijden voorkomen, dus dit betekende dat ik het slim moest aanpakken. Daarnaast moest ik binnen zes weken na de sleuteloverdracht mijn oude huis verlaten, waardoor we in de bouwput moesten gaan wonen. Dit gaf natuurlijk de nodige stress en tevens behoefte aan een slim plan. De planning kon ik niet geheel overzien: je weet namelijk nooit wat je tegen komt en soms moet je plannen ook bijstellen aan de hand van onverwachte gebeurtenissen of voortschrijdend inzicht. Het doel was helder, maar de koers kon veranderen. Het werd een continu proces van verbeteren.

Het doel was helder, maar de koers kon veranderen.”

Pulse Sure Step Focus

Over de aanpak heb ik niet lang na hoeven denken. Bij Pulse hanteren we al enkele jaren de “Sure Step Focus methodiek”, waarin we krachtige Agilemethodieken op een pragmatische manier inzetten. Wij zijn geen Agile-puristen, maar willen juist gebruik maken van de krachtige elementen die het in zich heeft. Ervaring leert dat een methodische aanpak noodzakelijk is om complexe software implementaties succesvol uit te kunnen voeren. Er bestaan meerdere standaard implementatie methoden die elk sterke en minder sterke eigenschappen hebben. Pulse heeft de sterke eigenschappen gebundeld tot een eigen implementatiemethode: Pulse Sure Step Focus.

Foundationplan

Op basis van deze methode ging ik aan de slag met mijn huis. Het doel was dat ik binnen zes weken twee leefbare ruimtes moest hebben om te slapen. Een slaapkamer voor mijn vrouw en mij en een slaapkamer voor mijn zoon, die ongestoord moest kunnen leren en ontspannen. Eten konden we buiten, het was tenslotte mei/juni. We wilden van de oude heteluchtverwarming af om vervolgens de gehele woning te voorzien van vloerverwarming. Er moest dus een “foundation plan” gemaakt worden.

“Minimum Valuable Product” was een geheel nieuwe vloer, twee slaapkamers en het grote breekwerk dat gedaan moest worden in zes weken. Het idee om in alle vertrekken de vloer eruit te halen en te voorzien van vloerverwarming gaf wel wat spanning. Iedere ruimte werd losgebroken, terwijl ik graag ruimte voor ruimte te werk was gegaan om het overzicht te behouden.

In het programma “Help, Mijn man is klusser!” zag ik de onfortuinlijke fout dat de zogenaamde “vakmannen” overal maar begonnen met slopen en niets afmaakten. Daardoor ben ik zelf op een overzichtelijke manier aan de slag gegaan en heb ik niet alles in één keer overhoop gegooid. Ik deelde het project op in “sprints”, waarbij iedere sprint een duidelijk, overzichtelijk doel had. Hierdoor ontstond ook teamfocus. Ik was namelijk genoodzaakt om ook derde partijen te betrekken.

Iedere sprint had een duidelijk, overzichtelijk doel. Hierdoor ontstond teamfocus.”

Géén half werk

Uiteindelijk is het gelukt! De foundation fase was klaar en we konden verhuizen naar onze “nieuwe” woning. Hierna was de keuken aan de beurt. Dit moest onze voorlopige leefruimte worden als we buiten niet konden toeven. Vervolgens de gang, de woonkamer, het toilet en de meest complexe ruimte: de badkamer. Ik had zelf namelijk nog nooit een gehele badkamer opgeleverd. Dit zou het huzarenstuk worden! Echter wist ik zeker dat dit ging lukken, de andere ruimtes waren tenslotte ook gelukt. Na twee maanden was de badkamer al in gebruik, ondanks dat dit de meeste technische uitdagingen met zich meebracht.

Het was de kunst om niet uit enthousiasme alles maar te gaan aanpakken, maar strak per ruimte het gewenste resultaat neer te zetten. Niet te veel in details treden en géén additionele dingen toevoegen die op dat moment niet noodzakelijk waren om de leefruimte compleet op te leveren. Oftewel: géén halve ruimtes, maar geheel opgebouwde leefruimtes inclusief plinten op de vloer.

Pulse adviseert op basis van jarenlange ervaring met complexe implementaties om zoveel als mogelijk naar eenvoud en transparantie te streven en zoveel mogelijk gebruik te maken van de mogelijkheden die de standaard biedt. Dynamics 365 is zeer rijk aan functionaliteiten waardoor een mogelijke valkuil ontstaat om te veel in detail te treden. Houd altijd de toegevoegde waarde van dergelijke detailregistraties in het oog! Geen maatwerk komt de beheersbaarheid van het project ten goede en beperkt de kosten.

Continuous Improvement

Inmiddels wonen we er ruim twee jaar en na het succes van de verbouwing kreeg ik bakken met energie om de kleinere optimalisatiepunten op te pakken, ook wel “Continuous Improvement” genoemd. Een goed voorbeeld hiervan is de laminaatvloer. Hier hebben wij destijds voor gekozen omdat dit binnen de zes weken van de foundation fase kon worden opgeleverd voor elke ruimte. Een keuze die op dat moment het beste paste. Nu denken we toch sterk na over een stenen vloer. Daarbij hebben we bij het voorbereiden van het laminaat de vloer al geëgaliseerd voor eventuele tegels. Ook dit gebeurt in een echt ICT-project: je kunt niet van tevoren alles dichttimmeren. Voortschrijdend inzicht, nieuwe technologieën en veranderende omstandigheden betekenen dat je wendbaar moet zijn en een plan indien nodig moet bijstellen. Door te werken in sprints en ook samen terug te kijken op elke sprint, ben je in staat hier rekening mee te houden of deze op de wensenlijst te zetten.

Binnen de Pulse Sure Step Focus methode besteedt het projectteam regelmatig aandacht aan de samenwerking onderling. Dit is een belangrijke basis om zo efficiënt en effectief mogelijk samen te (blijven) werken. Via een sprint retrospective meeting aan het einde van elke sprint kijkt het projectteam terug hoe de samenwerking in de sprint is verlopen. Wat ging goed, welke belemmeringen waren er en waar zitten verbetermogelijkheden. Doelstelling is om in de volgende sprint die verbeteringen toe te passen met behoud van het goede.

Uitkomst: gefaseerd en gecontroleerd live!

Uiteindelijk was het project overzichtelijk, bood het ruimte voor veranderingen en verzandde ik niet te veel in technische details die ik van tevoren toch niet kon overzien. Door de verschillende ruimtes seperaat en gefaseerd aan te pakken, had ik focus en kon ik gecontroleerd het project live brengen! Hierdoor ben ik zoals gezegd niet “projectmoe” en nog steeds bezig met kleinere projecten rondom het huis zoals een veranda met een overkapping, een dakkapel, een studeerkamer etc.

Een verbouwing is net als een ICT-project: het is en blijft mensenwerk.

Het fundament voor een succesvol project is samenwerking, een hands-on mentaliteit en commitment van de projectteamleden. Intensief samenwerken en continuous improvement maken dat beide partijen geïnteresseerd blijven en samen successen kunnen vieren.

Angst voor langlopend project?

Langdurige project behoren tot het verleden! Wij zien bij onze klanten beperkte resources met de behoefte aan gefaseerd en gecontroleerd live willen gaan. Sure Step Focus biedt daarin uitkomst!

Wil je meer weten over onze Sure Step Focus methodiek? Neem contact met ons op!