Onzekerheden en onbekendheid bij ICT-projecten

Hoe om te gaan met onzekerheden en onbekendheid bij ICT-projecten in de Metaalbranche?

Onzekerheden en onbekendheid bij ICT-projecten

Ik hoop met deze blog de lezer aan het denken te zetten over de verleiding van schijnzekerheid.

De techniek en de ICT in het bijzonder, heeft een reputatie dat alles voornamelijk draait om rationele processen, modellen en concepten.
Als deze processen, modellen en concepten op de juiste manier uitgevoerd worden, dan zullen deze leiden naar de juiste en optimale oplossingen.
Ook zijn er honderden trainingen, boeken, websites en programma- en projectmanagement goeroes die zekerheid proberen te geven.

Maar waarom blijven de resultaten anno 2018 dan tegenvallen?

Mensen zijn niet zo rationeel bij het nemen van besluiten als wij denken of willen.
Door psychologische verschijnselen als vooroordelen, dogma`s en heuristieken bestaat er geen maakbare wereld.
Maar op de een of andere manier blijken deze verschijnselen voor de meeste managers nog steeds de beste leidraad.
En dat is een interessante waarneming, aangezien ICT-projecten alles te maken hebben met het zoeken naar praktische oplossingen voor steeds complexere problemen en dilemma`s via trial & error.
‘Struikelen, vallen en opstaan en het daarbij horende Darwinistische groeiproces is allerminst rationeel’.

Food for mind

Van origine is de metaalbranche best conservatief. De laatste jaren is de branche echter behoorlijk in beweging. De meeste metaalbedrijven zijn aan het denken over voortuitgang. In een poging lean, agile en efficiënter te gaan werken of gewoon omdat het moet, gaan bedrijven op onderzoek naar vervanging voor processen en middelen.
In het begin van de zoektocht worden vaak heldere doelen gesteld. Diverse studies hebben aangetoond dat de basis van bijvoorbeeld ERP-software eenvoudig te implementeren is.
Hier passen methodieken als lean en agile prima bij. Blijkbaar weten softwarebedrijven wat er nodig is om dit snel en adequaat binnen een onderneming in te richten.
‘Als organisaties resources vrijmaken om samen te werken met ICT-partners, dan geloof ik dat een ERP-implementatie anno 2018 prima binnen de gemaakte afspraken ingezet kan worden’.
Het inschatten van maatwerk blijkt in de praktijk lastiger, want struikelen, vallen en opstaan en het daarbij horende Darwinistische groeiproces is hier het meest van toepassing.

Kan het anders?

Dat kan. Natuurlijk willen stakeholders en bestuurders vooraf weten wat een project gaat kosten. Traditionele methodieken bieden echter geen efficiënte manier om hierin inzichten te verschaffen. Als een organisatie, voorafgaand aan een ERP-implementatie, zelf inzichten heeft in de bedrijfsprocessen en de bijbehorende middelen en kosten en bereid is om ander methodieken te hanteren, versnelt dit proces.

Stap 1: Etaleren (tonen wat normaal gesproken wordt verborgen)
“Ik weet dat er een complexe verandering aan zit te komen en de uitkomst is mij nog niet duidelijk, dit maakt mij onzeker.”

De werkelijkheid accepteren:

  • Ik weet niet van tevoren hoeveel het exact gaat kosten, inclusief interne kosten.
  • Ik weet niet van tevoren wat het mij exact gaat opleveren.
  • Ik weet niet precies hoeveel werkdruk dit oplevert voor de key-users.
  • Ik kan van tevoren de effecten van de implementatie op de organisatie niet definiëren.
  • Ik kan niet alles in een juridisch contract vastleggen, want dat stopt het creatieve proces.
  • Ik weet niet welk effect een juridisch contract op de projectgroep heeft.

Stap 2: Bekrachtigen en elimineren
Wat gaat er goed en wat niet? Leg dit vast, kijk hoe je efficiëntie kunt versterken en pak de probleemgebieden direct aan.
Als een proces uiteindelijk echt niet werkt, dan wordt het tijd om het te elimineren.

Stap 3: Samenwerking met de ICT-leverancier:
Zoek naar gemeenschappelijke doelen en belangen met de softwareleverancier. Ze zijn gebaat bij een succesvolle implementatie en een tevreden klant.

  • Kijk naar eerder opgeleverde projecten van de leveranciers. Open en eerlijke communicatie geeft transformatie.
    Wees realistisch over wat je kunt doen, wie het gaat doen en wanneer.
  • Ik zie veel projecten voorbijkomen waar bedrijven in eerste instantie aangeven alles zelf te doen, maar uiteindelijk toch externe hulp nodig hebben.
  • Nadat het project live is, wordt de rest van de organisatie erbij getrokken wat resulteert in extra maatwerk. Wees hierop voorbereid en zorg voor een reservebudget. Vraag de leverancier hierbij om een reële inschatting.

Het optimaliseren van bedrijfsprocessen gaat vaak hand in hand met vervanging van oude middelen en vernieuwing in de cultuur en processen. Een ERP-implementatie blijft complex en moeilijk vooraf te definiëren. Wees dan ook nuchter bij het samenstellen van uw eisen en wensen. Breed oriënteren, small implementeren is het advies. Gebruik een projectteam en agile methodieken zoals Scrum om de implementatie te begeleiden. Zorg voor voldoende creatieve speelruimte.
Na oplevering van een sprint is het praktisch om direct met de leverancier te bespreken wat er goed gaat en wat niet. Pas het budget ook doorlopend aan en breng go/no go momenten aan.
De inrichting en optimalisatie van bedrijfsprocessen een gezamenlijke inspanning. Vertrouw op de leverancier en werk samen met externe consultants alsof het eigen personeel is.

Overweegt u een ERP-implementatie of wilt u eens nadenken over het optimaliseren van uw eigen bedrijfsprocessen? Neem dan contact op met onze metaal-experts.