Het gevaar van project-bureaucratie en gebrek aan focus

Het gevaar van project-bureaucratie en gebrek aan focus

In de afgelopen jaren heb ik veel succesvolle projectleiders in de ICT mogen spreken. Daarvan probeer ik steeds te leren. Het valt mij op dat het vaak niet de briljante strategieën (20%) zijn die hen tot een succesvolle projectleider maken, maar vaak hun mentale toestand (80%). Dit is niet wetenschappelijk onderzocht, maar gebaseerd op mijn interpretatie van de gesprekken die ik met projectleiders in de ICT heb gevoerd.

Positieve visualisatie & negatieve visualisatie

Naar mijn mening is het vinden van een goede balans de grootste uitdaging van het hele projectmanagement en implementatie proces. Het vinden van een goede balans tussen het positieve en het negatieve, tussen optimisme en pessimisme, tussen een streven naar succes en zekerheden en tussen het openstaan voor mislukking en onzekerheden. Focus houden en vertrouwen hebben in de doelstellingen is van belang.

Voor mijn gevoel is het glas bij succesvolle, inspirerende projectleiders meestal halfvol. Als ze er zelf echt in geloven, dan zal de rest volgen. Natuurlijk toetsen projectleiders het een en ander en zoeken ze mensen op die kritisch kunnen zijn, maar uiteindelijk blijven ze positief en houden ze focus op het einddoel.

 

Focus houden

Waar de focus ligt, daar gaat de energie naar toe! Ze leggen de focus op prioriteiten en koppelen daar een actie aan.

Kennis = macht gaat veelal niet op, het zit meer in actie = macht

Leg de focus op de meest waardevolle zaken, zoals bijvoorbeeld het succesvol live brengen van een project. Inlevingsvermogen is daarbij cruciaal! Het schijnt zo te zijn dat het reticulair activerende systeem van de hersenen is ontworpen om wensen te realiseren. Ik heb mij ooit eens laten vertellen dat hersenen energie en focus sturen naar hetgeen dat men het allerliefst hoopt te bereiken. Veel mensen dromen, maar ondernemen geen actie. Blijf niet te lang hangen in het overdenken, is mijn devies. Om succesvolle projecten te kunnen draaien moet je iets ondernemen. Dat geldt overigens ook voor je projectleden. Is het jouw ambitie om succesvol projecten live te brengen? Bestudeer dan personen die dit al hebben bereikt. Lees autobiografieën, neem contact op met jouw inspiraties en leer van ze!

 

Beheerskramp (©Homan)

Weet ook dat veel bedrijven last hebben van ‘beheerskramp’, zoals Homan dit omschrijft. Tijdens een ERP-project wordt er veel tijd en energie gestoken in het opstellen van plannen en strategieën die meestal niets meer zijn dan een opmaat om te starten. In de meeste gevallen verloopt het namelijk anders dan gepland. Achteraf kan iedereen altijd mooi verklaren waarom iets fout is gegaan.

Hindsight bias: ‘waarom we achteraf denken dat we het wisten.’

In het begin van een selectietraject worden bedrijven wiens voornemens zijn om bedrijfsprocessen te optimaliseren middels een nieuw ERP-systeem, veelal geadviseerd om een lavastroom aan controlemiddelen te gaan inzetten (monitoring, sturing, registraties, regels, afvinken, registeren en inspecteren). Projectleden lijden onder deze bureaucratische druk, maar tegelijkertijd zijn we er allemaal aan verslaafd en geeft dit een voldaan gevoel. We formuleren allerlei doelstellingen, monitoren onszelf vervolgens met diagnostische persoonlijkheidsvragenlijsten en maken onszelf controleerbaar door op intranet over onze voortgang te rapporteren (aldus Homan). Het aantal positieve reacties is de beloning voor het braaf voldoen aan de doelstellingen die we onszelf opleggen. Het is een cirkel die nauwelijks te doorbreken is.

Geen plan maken is een slecht idee, maar tegelijkertijd helpt het niet om te veel in detail vooruit te kijken. Accepteer dat je voorafgaand aan een project nog niet precies weet wanneer je zaken voor elkaar krijgt. Het mag (meer) grofmazig. Formuleer een heldere visie, maak vervolgens per sprint – dus per periode van één tot vier weken – een plan(ning) en focus op de resultaten.

Alle projecten en interventies bij elkaar zie ik als een Darwinistisch groeiproces. Daarom dien je als onderneming en ‘als project’ wendbaar en flexibel te zijn. De directie moet vertrouwen hebben dat de mensen die hierbij betrokken zijn, het project uiteindelijk gaan realiseren. De nieuwe onderneming… ook al weten ze niet precies hoe de hazen zullen gaan lopen!

LEES OOK: IS UW BEDRIJF WEL VEERKRACHTIG GENOEG VOOR EEN ERP-PROJECT?