Zowel Microsoft Dynamics 365 als Dynamics AX zijn complete ERP-systemen. Beide automatiseren uiteenlopende bedrijfsprocessen als productie, logistiek, finance en HR. Dynamics 365 is de moderne versie van AX en er bestaan grote verschillen tussen deze ERP-systemen als het gaat om infrastructuur, integratiemogelijkheden, licentiegebruik, schaalbaarheid en onderhoud.

Infrastructuur: cloud vs on-premise

Microsoft investeert flink in cloudtechnologie en bracht al jaren geleden de Dynamics-producten naar de cloud. Dat is direct het grootste verschil tussen Microsoft Dynamics 365 en Dynamics AX: eerstgenoemde is een cloudgebaseerde oplossing die toegankelijk is via je internetbrowser. Dynamics AX is een desktopapplicatie die voornamelijk on-premise wordt beheerd, wat betekent dat deze oplossing lokaal beschikbaar is op fysieke servers in plaats van in de cloud.

Tegenwoordig is de cloud alomvertegenwoordigd op de moderne werkplek en dat is niet verwonderlijk, want je hoeft geen kostbare investeringen te doen in hardware, serverruimtes, lokale netwerken, beheer en onderhoud zoals bij een on-premise oplossing.

Verschil in kosten

Microsoft hanteert hele andere kostenmodellen voor Dynamics 365 en Dynamics AX-oplossingen. Voor Dynamics 365 betaal je alleen voor de diensten die je gebruikt en dat doe je maandelijks, terwijl je voor Dynamics AX een investering doet bij de aanschaf en implementatie van de gewenste functionaliteiten. Dus voor een cloud-oplossing is er sprake van terugkerende kosten, je operationele uitgaven, terwijl je voor een on-premise ERP kapitale uitgaven doet.

Integratie met andere systemen

Dynamics AX vraagt om een vooraf goed doordacht plan, zodat je alle functionaliteiten hebt geïntegreerd in je ERP-systeem. Natuurlijk is het mogelijk om bijvoorbeeld betaalsystemen of logistieke oplossingen achteraf te koppelen aan Dynamics AX, maar dat vergt extra programmeerwerk. Bovendien wil je niet dat je ERP gaat bloemkolen en dat deze integraties niet optimaal werken. Omdat Dynamics 365 in de cloud draait, is deze oplossing veel flexibeler: functionaliteiten kun je met een muisklik aan- of uitzetten en soepel integreren met andere Microsoft-diensten als Office 365, BI en CRM.

Handmatige versus geautomatiseerde updates

Werk je met Dynamics AX, dan moet je zelf je beheer en onderhoud uitvoeren. Het is van groot belang dat je updates en patches installeert zodra die beschikbaar zijn, zodat je ERP-systeem zo goed mogelijk blijft werken en beveiligd is. Upgrades naar nieuwere versies zijn alleen mogelijk door een implementatieproject te starten. Updates en functionele verbeteringen voor Dynamics 365 worden automatisch uitgerold. Naast die regelmatige fixes, vindt twee keer per jaar een grote update plaats waarin alle nieuwe functionaliteiten en verbeteringen worden vrijgegeven.

Verschil in User Interface (UI)

Dynamics AX is voor medewerkers lokaal beschikbaar: via je desktop start je het programma op. Dynamics 365 is toegankelijk via je webbrowser, dat betekent ook dat deze oplossing toegankelijk is via andere apparaten dan alleen je desktop, zolang je maar verbonden bent met het internet. Daarnaast heeft Dynamics AX de look-and-feel van een, laten we eerlijk zijn, weinig inspirerend financieel systeem, terwijl Dynamics 365 intuïtief en gebruiksvriendelijk werkt en volledig is ingericht op de gebruikerservaring. Bovendien kun je als gebruiker de vormgeving (denk aan kleurstelling en startpagina’s) aanpassen aan je wensen.

Flexibiliteit: de cloud vs on-premise

Wanneer je Dynamics AX hebt geïmplementeerd, kan het lastig zijn om licenties en capaciteit te veranderen. Het is van belang om vooraf goed na te denken over piekbelasting en het aantal gebruikers, voordat je investeert in deze ERP-oplossing. De cloud is veel flexibeler: heb je meer capaciteit nodig of extra functionaliteiten, dan is dat met enkele muisklikken geregeld. Is het een periode wat rustiger, dan verminder je die benodigde capaciteit, rekenkracht of licenties. Zo betaal je met Dynamics 365 dus alleen voor wat je daadwerkelijk gebruikt.