Project Description

Genap brengt ICT-structuur in lijn 

Waterdichte folieconstructies vragen om waterdicht ERP-systeem

Genap_logo

Het in 1951 opgerichte en in ‘s Heerenberg gevestigde Genap is een confectiebedrijf en specialist in het verwerken van kunststoffolie. In de fabriek en op de projectlocaties, waar dan ook ter wereld, spant Genap zich in waterdichte folieconstructies aan te leggen. De folieconstructies vinden wereldwijd hun weg naar de tuinbouw, infra, milieu en industriële sector. Gezien het internationale karakter van het bedrijf en de behoefte aan een structurering en optimalisatie van de bedrijfsprocessen zocht Genap een specialist met branchekennis. Die vonden ze in Pulse.

Genap staat voor Groenveld’s Eerste Nederlands Agrarische Plasticindustrie. Sinds de oprichting in 1951 is Genap van Amsterdam via Westzaan naar ’s-Heerenberg verhuisd. Daar is het bedrijf nu bijna 50 jaar gevestigd. Wereldwijd staat Genap bekend als een stabiele, professionele, betrouwbare en innovatieve partner gericht op het toepassen van kunststoffolies voor waterdichte constructies. Van origine lag en ligt de focus op de product/markt-combinaties land- & tuinbouw en infra & milieu. De industrie is een groeimarkt. Speciaal voor vijvers bestaat een apart assortiment vijver-folies. De tak ‚Specials‘ binnen de organisatie past folies op innoverende wijze toe. Kortom, waar vloeistoffen, met name water, niet mogen wegvloeien, heeft Genap het antwoord in huis.

Pulse-Client-Genap

Het assortiment is per markt ingedeeld

Daarbinnen zijn voor diverse toepassingen folies voorhanden. Losse oplossingen, maar ook tal van combinaties, die tot klant-specifieke concepten leiden. Qua afzet wordt er in Nederland gebruik gemaakt van een dealernetwerk. Een internationaal distributeursnetwerk zorgt wereldwijd voor de lokale vermarkting. In de infra & milieu, waar design & construct regeren, vervult Genap bij de totstandkoming van een project niet alleen een adviserende rol. Als het om de folieconstructie gaat, wordt het hele voortraject inclusief een kwaliteits-, uitvoerings- en uitgekiend legplan verzorgd. Kortom, het assortiment, de manier van distribueren en het soort dienstverlening vormen de variabelen in het administratieve proces.

Upgrade werd downgrade

Vanzelfsprekend is Genap altijd geautomatiseerd geweest. Al meer dan 10 jaar werd hetzelfde systeem gebruikt, waarin door de jaren heen onderliggend logische verbindingen waren gelegd. Hartman: “Een upgrade maakte deze in één keer ongedaan. Het gevolg was, dat er veel te weinig managementinformatie was. De transparantie was verdwenen. We moeten weten wat er verdiend wordt per order, maar we konden alleen nog maar sturen op de grote lijnen. Ook werd er veel handmatig gedaan. Maandrapportages duurden ongeveer twee weken. Ik ben gewend dat binnen een week alle gevraagde gegevens boven tafel zijn. En daar wilde ik naar terug.”

“Maandrapportages duurden ongeveer twee weken. Ik wilde terug dat binnen een week alle gevraagde
gegevens boven tafel zijn.”

Behoeften in kaart

Genap begon met inventariseren. Op basis van een long- en een shortlist bleven er drie ERP-oplossingen over. Microsoft Dynamics AX was er een van. Hartman: “Drie partijen zijn uitgenodigd om een demo voor te bereiden en te presenteren. We hebben gekeken naar de beste mix van kosten en organisatorische baten. Met zo min mogelijk wilden we het maximale realiseren. Ik ben een groot voorstander van standaard modellen. Dat betekent dat er geen ingewikkelde trainingstrajecten nodig zijn, ons verkoop-proces volgens een vaste structuur verloopt en dat de hele organisatie minder kwetsbaar is bij softwarematige updates.” Pulse, als branchespecifieke Microsoft Dynamics AX partner bood Genap het beste perspectief. Om tegemoet te komen aan de wensen wat betreft artikelbeheer, verkoopstructurering, relatiemanagement, projectplanning en de integratie van inkoop met afroeporders bood de brancheoplossing van Pulse uitkomst. De keuze werd gemaakt.

Zelf aan de slag

Door de ISO-certificering waren alle processen al in kaart gebracht. Deze konden vastgelegd worden in het ERP-systeem. Genap genoot het voordeel dat de producten goed te rubriceren waren per toepassing. Het voordeel van Microsoft Dynamics AX kwam tot uiting bij implementatie. Veel modellen zijn door Genap zelf gebouwd.

Foutloze modellen essentieel

Vervolgens is binnen elk model de onder-liggende data ingevoerd. Hartman: “Bij de invoer van de data lag het zwaartepunt. Neem bijvoorbeeld een opslagtank met lining. Allereerst heeft elke tank een andere inhoud en bestaat uit verschillende onderdelen. Liners hebben we in diverse maten. Alle varianten moesten vastgelegd worden.” Het assortiment van Genap biedt zoveel combinaties, dat de complexiteit enorm was. Is de order, die uit diverse producten bestaat, gereed, dan moet deze verpakt worden. Wat past precies op een pallet en hoe? Zo moet het zwaarste onderdeel altijd onderop. De afmeting van dit onderdeel kan kleiner zijn dan bijvoorbeeld het foliepakket. Andersom verpakken kan niet in verband met schade aan de folie. Intern heeft dit het nodige gevergd van de hele organisatie. “Maar”, vervolgt Hartman, “het heeft ook geleid tot een stuk bewustwording en betrok-kenheid. Zeer belangrijk voor het slagen van het project.”

Uniforme werkwijzen

Organisatorisch leidde het nieuwe systeem tot een efficiencyslag. De binnendienst van
Genap moest, anders dan voorheen, in staat zijn zelf orders in te voeren. De complexiteit zit wederom in de vele mogelijkheden die er zijn. Om aan de klantwens tegemoet te komen, worden er klantgerichte aanpassingen aan producten gedaan. Voorheen werden deze aanpassingen tussentijds doorgevoerd op een bestaand artikelnummer. Op de order stond dan een verkocht artikel, maar met een verkeerde kostenstructuur. Nu geschiedt de invoer volgens het vastgestelde model. Tussentijds artikelen aanpassen is niet meer mogelijk. Een nieuw artikelnummer met het juiste kostenplaatje is het gevolg. Deze uniforme manier van invoeren met Microsoft Dynamics™ AX leidt tot snellere offerte- en ordertrajecten.

Internationale match

Voor internationaal georiënteerde organisaties biedt Microsoft Dynamics AX uitkomst. Bij Genap draaide het om de wereldwijd verspreide distributeurs, die elk met hun eigen systeem werken, waaronder SAP. Wil het proces van A tot Z gestroomlijnd zijn, dan moesten artikelcodes overeenkomen en er moet in diverse valuta en in verschillende talen gehandeld kunnen worden. Deze naadloze integratie is met Dynamics AX mogelijk.

Anticiperen geeft voorsprong

Het kunnen beheren en beheersen van offertes biedt Genap kansen. Hartman: “We kunnen nu meten hoe vaak klantcontact nodig is, voordat er een order uitkomt. Onze scoringskansen zijn inzichtelijk. De forecast stelt ons in staat te anticiperen op de marktvraag en we kunnen trends filteren uit het systeem. Het op de rit hebben van de voorkant van de organisatie is voor ons heel belangrijk. Evenals een goede service-verlening. Zo kunnen tuinbouwklanten erop rekenen dat bij een calamiteit binnen 24 uur een nieuw product wordt geleverd. De markt voor blijven, daar draait het om.”

Uitgezette koers: continue efficiëntie-verbetering

Dat er na de implementatie van de basis-processen nog veel meer te verbeteren valt, beseft Genap zich. Hartman: “We hebben wensen te over. Bijvoorbeeld het volautomatisch afhandelen van orders na invoer.” Ook het goederenvervoer kan volgens Hartman nog veel efficiënter. “Tegenwoordig kan direct via internet besteld worden en vervolgens wordt er bij de klant op de stoep geleverd. Af fabriek direct naar de eindgebruiker van onze dealer leveren met zo min mogelijk schakels en mensenhanden. Daar moeten we heen.”

Ambitieus ingesteld

“Mijn voorliefde voor modellen kan nog veel verder doorgevoerd worden binnen Microsoft Dynamics AX”, vervolgt Hartman. “Bijvoorbeeld door het online een bestelmodel met een eenduidige keuzeboom beschikbaar stellen aan onze klanten. Die kunnen daardoor een goed afgewogen keuze maken en dragen zelf de verantwoordelijkheid voor de opdracht. Foutieve invoer wordt daardoor uitgesloten. Tevens moet de klant het hele proces op afstand kunnen volgen, zodat bekend is wanneer er geleverd wordt. En Business Intelligence staat hoog op mijn verlanglijstje. Hierdoor komt nog specifiekere managementinformatie naar boven en feit blijft: meten is weten.”

Project Typicals

Medewerkers : 50+
Gebruikers : 25
Systeem : Microsoft Dynamics AX met brancheoplossing voor Bouwtoelevering

Hoe toekomstbestendig is jouw bedrijf?

Bespreek het met één van onze branche- experts.

Neem contact op