Excel… Ihr Freund oder Feind?

Excel… Ihr Freund oder Feind?

Bei den meisten Gesprächen, die ich mit zukünftigen Kunden führte, kamen folgende Rahmenvorgaben zur Sprache. An erster Stelle will man Custom-Tools und Codeanpassungen weitgehendst vermeiden. Eher würde man Arbeits- und Geschäftsprozesse so anpassen, dass sie durch die Standardfunktionen abgedeckt werden. Eine sehr gute Einstellung und ein guter Ausgangspunkt, um ein ERP-Projekt anzugehen. Dies gilt übrigens nicht nur für ERP, sondern für alle Arten von IT-Projekten. Eine andere, sehr häufige Rahmenvorgabe will die vielen Excel-Listen im Umlauf abschaffen. Hierauf will ich etwas mehr eingehen. Ein nettes Beispiel ist hier ein Gespräch, das ich vor nicht allzu langer Zeit mit einem Herstellungsunternehmen hatte, das von einer selbst „gebastelten“ IT-Lösung auf ein integriertes ERP-System umsteigen wollte. Der Ansprechpartner verwendet zur Steuerung seiner Fabrik eine Excel-Tabelle von mehreren GByte. Der glücklichste Moment in seiner Laufbahn war die Ankündigung von Microsoft, dass die Grenze von 66.000 Zeilen in Excel auf Unendlich erhöht werden solle. Aua! Da wurden (unbewusst) große Risiken eingegangen! Aus Mangel an Funktionalität oder Budget, um Berichte oder Abfragen in einer heutigen ERP-Umgebung zu entwickeln, entsteht bei Anwendern oft der Drang, eine Lösung mit Excel zu versuchen. Die Nutzerfreundlichkeit und Einfachheit von Excel stehen ja außer Frage. Leider führt das in vielen Fällen zum Errichten einer Parallelverwaltung außerhalb der ERP-Plattform. Da innerhalb von Excel keine Integration mit dem Finanzwesen besteht, sind die Informationen für fast niemanden zugreifbar (Excel-Dateien sind oft lokale oder geteilte Dokumente, an denen jeweils nur eine Person arbeiten kann). Schlimmer noch, die Daten ändern sich täglich. Viele Versionen werden dann per E-Mail oder andere Kanäle verbreitet, wobei auch gerne komplexe Makros verwendet werden. Aua! Und was, wenn …?

Ist Excel denn kein gutes Produkt? Meine Antwort hier ist ganz einfach. Excel ist ein fantastisches Tool, um Daten näher zu analysieren und Berichte zu erstellen. Beinahe jeder kennt Excel und hat damit privat oder geschäftlich zu tun. Selbst das Haushaltsbuch meiner Frau basiert z. B. auf Excel. Dies bedeutet, dass es ein Produkt mit geringen Kenntnisanforderungen darstellt, mit dem Sie schnell starten können. Außerdem gibt es immer jemand wie z. B. einen Kollegen, der Ihnen im Falle eines Falles weiterhelfen kann. Stellen Sie sich nun vor, dass wir die Daten nicht in Excel, sondern in ERP festhalten (was ja auch Sinn und Zweck von ERP ist). Und dann Excel anbieten und zwar nicht direkt aus einer Datenbank oder Datenzentrale sondern einfach durch Kopieren und Einfügen, um die Daten zu analysieren, zu organisieren und zu berichten. In diesem Fall bekommen wir die Wahrheit (also die Daten) aus dem ERP-System und nutzen die Leistung eines Produkts, mit dem sehr viele Menschen umgehen können. Daher ist in meinen Augen Excel sehr brauchbar. Noch Fragen?