Der Vorrat zählt!

Der Vorrat zählt!

Alles bereit zum Feiern? Zumeist gehen wir mit neuen oder alten Vorsätzen in das Neue Jahr. Die Zeit zwischen Weihnachten und Neuem Jahr ist für viele von uns eine ideale Zeit, um ein paar freie Tage zu genießen. Doch das gilt nicht für jeden. Rettungsdienste, Pflegepersonal und andere Dienstleister müssen oft an den Festtagen und den dazwischen liegenden Werktagen arbeiten. Auch in der freien Wirtschaft sind freie Tage zwischen den Festtagen keine Selbstverständlichkeit. Während der Zeit, in der ich als Logistikmanager fungierte, musste ich neben dem Unternehmensbüro auch die Verantwortung für Lager und Versand übernehmen. An den Festtagen hatten wir ein wiederkehrendes Phänomen: die Inventur. Am 31. Dezember kam dann der Buchhalter, um die finanzielle Seite des Lagerbestands zu prüfen und zu verbuchen. Eine Inventur ist eigentlich nichts anderes als die im ERP-System verbuchten Vorratsmengen mit der “Wirklichkeit“ im Lager und in der Fertigung abzugleichen. Ich will hier nur einen kurzen Überblick geben, wie wir damals vorgingen. Es war alles recht simpel. Zunächst wurden die Bestandslisten pro Artikelgruppe abgerufen. Danach wurde der Bestand an jedem Standort gezählt und bei Abweichungen wurden die entsprechenden Korrekturen vorgenommen. Kleine Abweichungen waren nicht weiter problematisch, doch kamen manchmal auch große Diskrepanzen ans Licht. Die mussten logischerweise genauer untersucht werden. Es gab jeweils eine Top10-Reihenfolge von Diskrepanzen, für die wir die Ursachen ermitteln mussten. Zudem mussten wir einen Aktionsplan ausarbeiten, um solche Abweichungen im neuen Jahr zu verhindern. Wie Sie sich denken können, war das alles andere als eine vergnügliche Aufgabe.

Letztendlich kamen wir zu dem Schluss, dass die Bestandskontrolle einfacher und beherrschbarer sein muss. Dafür gibt es verschiedene Lösungen. Denken Sie dabei an ein (komplexes) teures Lagerbestands-Optimierungstool, um die Bestandserfassung optimal einzurichten. Um das physische Zählen kommen Sie in keinem Fall herum. Welches intelligente Tool Sie auch anschaffen, irgendjemand ist immer zum Zählen verdammt. Schließlich haben wir uns entschieden zu untersuchen, wie unser ERP-System den administrativen Aufwand vermindern könnte. Hier eine Übersicht der eingeführten Änderungen:

  • Wir haben die Vorratslisten nicht mehr nach Artikelgruppen angelegt, sondern entsprechend unserer Route durchs Lager erstellt: Das sparte einen Haufen Laufarbeit.
  • Rohmaterialien mit hohem Verbrauch wurden regelmäßig und häufiger inventarisiert.
  • Wir prüften gleichermaßen die Stücklisten der Endprodukte mit hohem Umschlag auf Korrektheit.
  • Wurde ein „Leerbestand“ oder Fehlbestand erkannt, wurde das ERP-System entsprechend aktualisiert, falls nötig.

Einige dieser Maßnahmen erforderten wirklich kein großes Nachdenken, doch ersparten sie uns viel Arbeit. Die Ergebnisse unserer Anstrengungen: Unsere Inventarkontrolle war wesentlich zuverlässiger, wodurch die Inventur viel schneller verlief. Auch unser Buchhalter hatte mehr Vertrauen in die Zahlen. Und all das ersparte mir viele Arbeitsstunden vor Silvester. Natürlich hätten wir zusätzliche Lagerverwaltungswerkzeuge oder -funktionalitäten einrichten können, aber wir konnten bereits viel mit dem gewinnen, was uns unser damaliges ERP-System an Möglichkeiten bot. Es ist wirklich wichtig, das Berichtswesen in ordentliche Bahnen zu leiten… Nachvollziehbar?