Van sturen op gevoel naar data-driven beslissingen nemen

Aanpak

Met die uitdagingen in het achterhoofd ontstond de wens om over te stappen naar een nieuw, flexibel en geïntegreerd ERP-systeem. “De zoektocht werd een jaar of vijf geleden gestart. Aanvankelijk viel de keuze op een maatwerksysteem voor productiebedrijven, maar die bleek niet te voldoen. We zijn vervolgens een adviestraject ingegaan om een ERP-systeem te vinden dat beter aan zou sluiten op onze groeiambities en de complexiteit van onze processen. Van alle verschillende pakketten bleek Microsoft Dynamics 365 het meest geschikt en veelzijdig. Daarnaast kregen we het advies om eens met Pulse te praten. Zij hadden de gewenste platformkennis én de ervaring om het bij productiebedrijven te implementeren.

Wat ons direct aansprak was de kritische blik en het inlevingsvermogen van de consultants. Ze hadden snel door waar het eerder misging, en konden met ons de diepte ingaan. Middels een proof-of-concept gaven ze inzicht in hoe het nieuwe ERP-systeem ons kon helpen de prestaties van de fabriek te monitoren en zowel de informatievoorziening als samenwerking tussen afdelingen te verbeteren. Dat, alsook de hands-on aanpak van de mensen van Pulse, overtuigde ons om de samenwerking aan te gaan.

Na het afronden van de voorontwerpfase werd eind 2018 gestart met de eerste sprints. De grootste uitdaging van het project was het in uniforme processen gieten van de kennis die voorheen in de hoofden van onze vakmensen zat. Daarom was de selectie van key users en het stimuleren van hun onderlinge samenwerking zo belangrijk. Alleen zo konden we erachter komen waarom bepaalde keuzes werden gemaakt, de impact die dat had op andere afdelingen en hoe onze werkwijze verbeterd kon worden.”

Een andere uitdaging was de flexibiliteit in VEBE’s uitleverproces. “Het is inherent aan ons productieproces dat rollen tapijten variabele lengtes hebben. Wanneer we voor een klant een rol van 100 meter produceren, kan het goed zijn dat die uiteindelijk 102 meter lang is. We gaan er dan geen twee meter vanaf snijden, maar leveren de volledige rol uit. In onze wereld vinden klanten het heel normaal dat er onder- of overgeleverd wordt. Maar in het ERP-systeem moest een oplossing worden bedacht om ervoor te zorgen dat zoiets automatisch zou worden verrekend.”

Alle inspanningen werpen inmiddels hun vruchten af. Zo is het management meer in control dankzij KPI-dashboards en rapportages die inzicht geven in voorraden, orders, uitleverdatums en machineprestaties. “We kunnen accurater forecasten en bijsturen op het moment dat veranderingen plaatsvinden. Voorheen waren planners soms wel een uur bezig om productieorders uit te printen en over de fabriek te verspreiden. Nu controleren productiemedewerkers hun werkinstructies op een scherm dat is gekoppeld aan de machine. Een operationeel dashboard toont in één opslag wat er gemaakt dient te worden, welke orders gereed zijn en met welke kwaliteitseisen rekening gehouden moet worden.

Alle afdelingen werken nu op een uniforme manier, in hetzelfde systeem. Hierdoor kan iedereen – van verkoop tot logistiek – nagaan welke orders zijn ingelegd en welke rollen gereed zijn. Ook kunnen we klanten beter op de hoogte houden van levertijden en hen proactief informeren over eventuele vertragingen.”

De komende tijd gebruikt VEBE om verdere optimalisaties door te voeren en nog meer datagedreven te worden. “Voor planning hebben we al een handig KPI-dashboard; dit willen we uitbreiden naar productie en finance. Verder gaan we Power BI gebruiken om meer slimme doorsnedes van bedrijfsdata te maken. Niet alleen op omzet, marge en marktcijfers, maar ook op een lager niveau – denk aan de prestaties van individuele planners.

Daarnaast willen we het Microsoft-platform breder inzetten. We implementeren Office 365 en onderzoeken welke aanvullende mogelijkheden het ERP-systeem heeft aan de orderverwerkingskant. Dankzij Electronic Data Interchange (EDI) kunnen enkele klanten al hun orders elektronisch naar ons sturen. De bredere inzet van EDI bespaart veel handmatig werk, zodat we onze mensen nog effectiever kunnen inzetten.”