Odin Groep
Odin Groep – bestaande uit de bedrijven Previder, Heutink ICT, Heutink GmbH en Winvision – is een ambitieuze speler in de IT. De organisatie, met vestigingen in Hengelo en Vianen, verzorgt onder meer online werkplekken, IT-omgevingen, websites en online portalen in de zorg, de bouw en de profitsector. Daarbij maakt Odin Groep gebruik van moderne cloud- en datacenteroplossingen gericht op het verhogen van de schaalbaarheid en innovatieve kracht van klanten. Lees in deze case hoe Odin Groep meer inzicht en overzicht kreeg dankzij Dynamics 365.
Challenge
De laatste jaren is Odin Groep zowel autonoom als door een aantal overnames sterk gegroeid. Lange tijd werd de ontwikkeling van bedrijfssoftware, onder meer voor relatie- en offertemanagement, veelal intern gedaan. “Op een gegeven moment sloot onze eigen software echter niet meer aan bij de veranderende dienstverlening”, vertelt IT-manager Leon Scheurwater. “Het bleek onvoldoende schaalbaar en niet ingericht op recurring business. Daarnaast was er de behoefte om het applicatielandschap te vereenvoudigen en werkprocessen in één systeem en meer standaard in te richten.”
Dat Odin Groep uiteindelijk bij Microsoft Dynamics 365 uitkwam is vrij logisch, aldus Scheurwater. “We hadden behoefte aan een pakket met intercompany functionaliteiten en standaardprocessen. Dynamics 365 F&O is daar bij uitstek geschikt voor, ook omdat het ‘out of the box’ goed omgaat met meerdere bedrijven binnen één installatie. Daarnaast profiteer je natuurlijk van het feit dat Microsoft een heel peloton ontwikkelaars heeft dat zich toelegt op het doorlopend verbeteren en toevoegen van mogelijkheden.”
De huidige software sloot niet meer aan bij de veranderende dienstverlening. Het bleek onvoldoende schaalbaar en niet ingericht op recurring business.
Aanpak
Via dochterbedrijf Previder waren er al contacten met Fellowmind, vertelt commercieel directeur Stephan Masselink. “We wisten al dat Fellowmind een leidende speler is op het gebied van F&O. Na een aantal constructieve gesprekken, gekenmerkt door nuchterheid en realisme, besloten we samen het avontuur aan te gaan. Net als Fellowmind houden we van aanpakken en gezonde lef. We zijn niet bang om onderweg te leren en omdat we snel live wilden, besloten we geen immens vooronderzoek uit te voeren.”
Die keuze heeft onderweg tot uitdagingen geleid, geeft Masselink toe. “De complexiteit van de organisatie en onze logistieke en financiële processen bleken groter dan verwacht. Ook waren er veel stakeholders bij het proces betrokken en konden key users pas later volledig worden vrijgespeeld. Daar hebben we van geleerd. Je moet echter niet vergeten dat we een implementatie hebben gedaan voor niet één, maar vier bedrijven. Het zijn afzonderlijke BV’s die aan elkaar factureren en centraal bij Odin inkopen. De diversiteit in ons producten- en dienstenportfolio en de grote aantallen orders waarmee we te maken hebben, maakten het niet eenvoudiger.
Het project werd afgetrapt met workshops om processen in kaart te brengen en te komen tot een goede projectaanpak. Daaruit volgde het advies voor een gefaseerde implementatie, te beginnen met het vervangen van bedrijfssoftware AccountView door F&O. In de zomer van 2019 startte de eerste integrale sprint. Voor het Value Added Logistics-proces ontwikkelde Fellowmind een maatwerkoplossing. Dat was nodig, want Odin Groep verkoopt veel producten waar nog een kleine dienst aan is verbonden. Zo moeten bijvoorbeeld laptops vóór uitlevering eerst langs een logistiek centrum om ingespoeld te worden. In standaard F&O wordt dit proces onvoldoende ondersteund.
Resultaat
Ondertussen pakte Odin Groep zelf een 14-tal technische sporen op voor onder meer dataconversie, autorisatie, integraties en BI. In september 2020 volgde een relatief soepele livegang, vertelt Masselink. “Natuurlijk was het in het begin even wennen, alles is immers nieuw. Ook bleken een tweetal nieuwe processen die we bij logistiek hadden bedacht, arbeidsintensiever dan gedacht. We rollen nu optimalisaties uit, zodat we ook bij een hoog ordervolume snelheid kunnen maken. Grote herstelwerkzaamheden zijn ons gelukkig bespaard gebleven en we waren snel weer up and running.”
Odin Groep plukt dan ook al de vruchten van de overstap. “Zo hebben we betere rapportagemogelijkheden, meer integratie en een helder totaaloverzicht van klanten en processen. Daarnaast profiteren we van beter inzicht in onze capaciteit en orders, wat het werk voorspelbaarder maakt en inzicht geeft in levertijden. Hierdoor kunnen we klanten beter bedienen en sturen op KPI’s.
In ons magazijn werken we niet meer met papieren bonnetjes, maar met handscanners en locaties. Het is nu een kwestie van het ordernummer invullen op de scanner en je ziet precies bij welke stelling en welk vak je moet zijn om het artikel te pakken. Verder is de orderpicking volledig geautomatiseerd en zijn onze processen beter gestroomlijnd. Met Dynamics 365 zien we in één oogopslag wat de behoefte is vanuit sales en wanneer een bestelling bij de klant of in ons magazijn moet zijn. Dat maakt het plannen van logistieke diensten eenvoudiger.”
Dankzij Dynamics 365 F&O heeft Odin Groep een automatiseringsslag gemaakt en kan het de voorspellende kracht van data inzetten. In het magazijn hangt bijvoorbeeld een beamer die een PowerBI-dashboard met de laatste stand van zaken toont. Masselink: “Daar blijft het echter niet bij, want we gaan ook stappen zetten met Customer Engagement en Marketing Automation. Op die manier hebben we straks de volledige Microsoft Stack als fundament voor onze toekomstige groei.”
Beter overzicht betekent dat het werk voorspelbaarder en beter planbaar wordt.
Ondanks enkele uitdagende momenten kijkt Masselink terug op een succesvol project met een mooi resultaat. “Juist op de moeilijke momenten heeft Fellowmind karakter getoond en bewezen een goede partner te zijn. In de samenwerking ontstond energie en teamspirit. Voor elke uitdaging die zich voordeed hebben we een goede oplossing gevonden door gefocust en constructief te blijven. Er was altijd wederzijds respect en we hebben de klus écht samen geklaard.”
Na de livegang heeft Odin Groep gekozen voor Managed Services. Middels deze proactieve 24/7 service wordt de continuïteit en verbetering van de bedrijfssoftware gegarandeerd. Ook wordt Odin Groep (on)gevraagd op de hoogte gehouden over trends in de markt, security-ontwikkelingen en nieuwe functionaliteiten.
Meer weten over dit project?
We vertellen je er graag alles over. Bel ons direct (088 424 2828) of stuur een e-mail. Eén van onze specialisten neemt dan zo spoedig mogelijk contact met je op.
