Artikelbeheer: een vak apart!

Artikelbeheer: een vak apart!

Artikelbeheer: een vak apart!

Tijdens implementaties van AX is er altijd een belangrijke rol weggelegd voor artikelbeheer. Deze werkgroep focust zich niet alleen op het bepalen van het artikelnummer en -omschrijving. Op het artikel is namelijk ook vastgelegd hoe een artikel zich moet gedragen in de bedrijfsprocessen: welke boekingsgangen, inkoopdoorlooptijden, SKU’s, planningsparameters vertalingen, externe artikelbenamingen e.d. zijn er van toepassing?

Anderzijds geven artikelen ook richting voor rapportages. Denk bijvoorbeeld aan rapportages die bepaalde kenmerken van het artikel (zoals lengte, breedte, specifieke materialen etc.) doorsnedes moeten geven.

Dit maakt dus dat artikelen het fundament vormen van je ERP-systeem en informatievoorziening.

Tijdens de implementatie is er voldoende focus op artikelbeheer; werkgroepen zijn actief bezig met het bepalen van de inrichting en het converteren van de artikelen uit het oude systeem. Na de implementatie is het beheren van artikelen nog van wezenlijk belang.

Wat ik vaak zie is dat artikelbeheer na livegang versnippert raakt. Vele mensen gaan on-the-fly artikelen aanmaken. Je ziet de effecten daarvan direct. Om een simpel voorbeeld te geven: wie kent niet die inconsistente omschrijvingen: Bijvoorbeeld de ene gebruiker geeft de artikelomschrijving altijd met een hoofdletter en de andere niet. Wat gebeurt er dan met alle andere instellingen die op het artikel moeten worden ingesteld?

artikelbeheer

Mijn advies is dan altijd dat artikelbeheer als een afzonderlijke functie in de organisatie moet worden gezien. Centraliseer deze functie dan ook bij 2 á 3 gebruikers. Dit aantal is natuurlijk afhankelijk van je organisatie. Belangrijk is dat deze gebruikers oog voor detail hebben maar ook dat ze de integrale bedrijfsprocessen goed kunnen en willen behappen. Hierdoor blijven de bedrijfsprocessen gewaarborgd en informatievoorziening consistent.

Wil je eens van gedachten wisselen over artikelbeheer? Neem dan contact op!