Projectomschrijving

Hoe je succesvol je ERP-pakket en partner selecteert

ERP-selectietraject

De selectie van een ERP-systeem heeft verstrekkende gevolgen. Het is dus belangrijk om het selectietraject nauwkeurig uit te voeren. Hier zijn verschillende manieren voor, en dat willen we graag nader toelichten.

Zelf selecteren

Veel bedrijven voeren de ERP-selectie zelf uit. Op basis van eigen wensen en eisen in de organisatie gaan ze op zoek naar het meest geschikte systeem met de bijbehorende partner.

De ‘klassieke’ aanpak is als volgt: men start met een Request for Information (RFI) waarbij wordt nagegaan of het systeem voldoet aan bepaalde randvoorwaarden (bijvoorbeeld productieplanning, meertaligheid of multi-company). Hieruit volgt een shortlist van bedrijven waar men nader naar gaan kijken, gevolgd door een demo. Uiteindelijk volgt dan een voorkeurskeuze en een aanvraag voor een offerte (Request for Proposal). Dit gehele traject duurt gemiddeld zo’n acht maanden.

Wat we vanuit Pulse nogal eens missen is een duidelijke ambitie bij een traject. En daar schuilt precies het gevaar: veel bedrijven vragen eigenlijk wat ze al hebben. En als je vraagt wat je nu hebt, dan krijg je wat je eigenlijk al had. Een nieuw ERP- systeem gaat in dat geval geen vernieuwing of verbetering brengen.

Lees hier een case over een bedrijf dat wel een hele duidelijke ambitie heeft, en waarbij ERP helpt om een volgende stap te zetten.

erp selectietraject

Selecteren met een adviseur

Nu maakt een bedrijf niet ieder jaar een ERP-keuze, dus laten sommige bedrijven zich bij staan door een adviseur. Het idee hierbij is dat het selectieproces wordt gefaciliteerd in het gehele proces van oriëntatie tot en met contractonderhandelingen en de definitieve selectie van het ERP-systeem. We zien grofweg twee manieren van advisering:

  1. Advisering over het selectieproces: Longlist, RFI, Shortlist en Demo. De uiteindelijke keuze laat men aan het bedrijf over.
  2. Advisering bij de keuze. De adviseur loodst het bedrijf door de selectie heen en heeft een bepalende stem in de software keuze (en blijft aan boord tijdens de implementatie).

Een goede adviseur herkennen we altijd aan goede vragen in de RFI. Een vraag die geen toegevoegde waarde heeft kost al snel veel geld. Ga maar na: een slechte vraag gaat gemiddeld ‘door vijf handen’: de adviseur, jouw mensen, de directie, de geselecteerde deelnemers aan de RFI en jouw mensen die er wat van moeten vinden. Het loopt al snel in de honderden euro’s weggegooid geld. Per vraag. Nog even los van wie deze kosten betaalt. Kortom: wees volledig, maar beperk je tot de kern.

Wat is nu het beste?

Heb je de juiste mensen en de expertise in huis, dan is een selectie prima uit te voeren. Twijfel je hieraan, of wil je hoe dan ook bijgestaan worden, dan kunnen we je helpen aan een goede adviseur.

Help mij met selectie
  • Wilmink ERP

Klantcase Wilmink

  • Roba ERP

Klantcase Roba