Projectomschrijving

“Pulse kan goed omgaan met een veeleisende klant.”

Dennis Koning, Rollecate

Voor elk gevelproject vormt ERP de basis. Rollecate bouwt aan toekomst met Pulse.

Rollecate_logo

Rollecate Group bestaat naast Rollecate uit de zustermaatschappijen Gorter Ramen en Deuren, Eland-Brandt, Mohrmann, FlexGlass, Alurage Gevelbeheer en Kumij. Het specialisme van Rollecate is kennis, ervaring en vakmanschap in alle facetten van gevelbouw. Klanten worden op hun wenken bediend met nieuwbouw- en renovatie-oplossingen in aluminium, kunststof, staal en glas. Het Rollecate Technisch Opleidings-centrum in Staphorst en Almelo waarborgt de nieuwe instroom en re-integratie van mensen. Wereldwijd vinden de in Nederland en Hongarije geproduceerde totaalconcep-ten hun uiteindelijke plek in de meest uiteenlopende utiliteits- en woningprojecten. Dat een degelijk ERP-systeem voor dit multidisciplinaire bedrijf een must is, is geen wonder.

Rollecate is een productiebedrijf en een pro-jectorganisatie. Die combinatie maakt het beheersen van bedrijfsprocessen lastig. Aan de ene kant moet de productie optimaal draaien, terwijl aan de andere kant projecten om flexibele exacte levertijden vragen. De profielen in diverse materialen worden in bulk aangeleverd en vervolgens verwerkt tot een specifiek product. Werken met stuklijsten is onmogelijk. De werk-voorbereiding levert altijd maatwerk. Diederik Roo, directeur: “We hadden een soft-warepakket waar we 22 jaar mee hebben gedraaid. We zijn een projectgestuurde organisatie, dus goede beheersing van onze projecten is essentieel om resultaten te meten. Het voormalige systeem had een hele goede projectenmodule en daarom hebben we het zo lang gebruikt. Toen de leverancier zou gaan stoppen met het updaten van de software, was onze server tegelijkertijd aan het einde van de levensduur. De noodzaak om op een andere ICT-oplossing over te gaan, was geboren.”

Pulse-Client-Rollecate

Op zoek naar de juiste mix

Roo vervolgt: “Onze zoektocht naar een passende oplossing voor ons maatwerksysteem begon. Omdat we het belang van draagvlak binnen de organisatie niet onderschatten, hebben we een stuurgroep opgericht met key-users van alle disciplines binnen ons bedrijf. Uit een aantal aanbieders maakten we de keuze voor een ander pakket dan Microsoft Dynamics AX. Het zag er veelbelovend uit qua prijs en qua mogelijkheden. Toen we vervolgens een deel-opdracht ter uitwerking gaven, bleek dat vrij-wel alles onder meerwerk viel.
Dat was niet de bedoeling. Microsoft Dynamics AX van Pulse was runner up. “De flexibele standaardoplossing waardoor we zelf waar nodig maatwerk zouden kunnen maken in combinatie met de continuïteit die Microsoft biedt en de branchekennis van Pulse, gaven de doorslag.” Geleerd van de eerdere ervaring vroeg Rollecate Pulse om een all-in prijs. Met alles wat op het verlanglijstje stond, liep de investering voor het totaalplaatje aardig in de papieren. Roo: “Maar Pulse was wel realistisch. In overleg is besloten om stap voor stap te investeren. Op deze manier zijn we samen qua ERP-oplossing en de invulling daarvan tot de juiste mix gekomen.”

Mensen sleutel tot succes

Er werd besloten een aantal licenties aan te kopen met daarbij een vast tarief voor de ondersteuning van een Pulse consultant. Intern zijn drie mensen aangesteld om het traject te begeleiden en te implementeren. Zowel de Rollecate programmeur als consultant zijn meegegroeid met de Pulse consultant, zodat zij helemaal ingevoerd zijn geraakt in Microsoft Dynamics AX. Daarnaast hebben de key-users een essentiële rol gespeeld. Roo: “Ons vak is een vak apart, daarom was het enorm belangrijk de interne organisatiekennis en externe ICT-kennis optimaal op elkaar af te stemmen. Daarin zijn we geslaagd.”

“Het was enorm belangrijk de interne organisatiekennis en externe ICT-kennis optimaal op elkaar af te stemmen.”

Standaard en maatwerk

Rollecate startte met de implementatie van het financiële gedeelte. Dennis Koning, Hoofd ICT: “Dat proces is zonder veel veranderingen gerealiseerd. Werkvoorbereiding/calculatie was een ander verhaal. We wilden persé calculaties én werkvoorbereiding in één pakket onderbrengen, zodat uit dezelfde bron de gegevens opgehaald worden en totalen worden berekend. Voorbeelden hiervan zijn de artikelbehoefte en prognoses.” Koning vervolgt: “Verder zetten we AXtension® oplossingen in. Dat zijn standaard oplossingen die vanuit een breder marktperspectief ontwikkeld zijn, waardoor je als Rollecate automatisch profiteert van deze kennis. Tegelijk elimineren deze oplossingen maatwerk. En bij een update van Microsoft Dynamics AX gaan ze gemakkelijk mee.”

Uit voorraad

De profielen die Rollecate gebruikt, worden per project op maat toegesneden aan de door de klant gevraagde toepassing. Roo: “Een artikelnummer kan in verschillende configuraties besteld worden. Dat leidde in het verleden tot een wildgroei aan artikel-nummers die vaak eenmalig gebruikt werden en bovendien moeilijk logistiek gestuurd konden worden. Door Microsoft Dynamics AX is Rollecate ook de profielen op voorraad gaan bestellen. Nu is elke configuratie van een profiel opgehangen aan een artikelnummer met de AXtension® Configuration Management. Al met al een grote omslag, die in de toekomst ook moge-lijkheden biedt voor bijvoorbeeld barcodes.”

Meer just-in-time produceren en leveren

In de oude situatie ontstond nog wel eens discussie over de urenbesteding. Dat leverde spanningsvelden op in het proces van verkoop, projectleiding, engineering en productie.De project- en productieuren zijn nu gekoppeld, waardoor tijd en arbeid met elkaar gematcht zijn. Door middel van AXtension® Visual Project Planning is de klantbehoefte en de planning geïntegreerd. Koning: “Dat is een enorme meerwaarde van Microsoft Dynamics AX, want de artikel-behoeftedatum schuift mee met de planning. Hierdoor is het productieproces veel meer just-in-time geworden. Het samenspel met AXtension® Project Delivery Schedule garandeert daarnaast ook just-in-time levering op het werk.”

Vooral op efficiëntie resultaat geboekt

Roo: “De afdeling administratie is veel efficiënter gaan werken. Waar we voorheen dertien mensen nodig hadden, kunnen nu zeven medewerkers het werk aan. Dat is vooral te danken aan de eenmalige invoer van gegevens aan de basis van elk project en AXtension® MatchPoint. Inkoopfacturen zitten door middel van inscannen direct in het systeem. Dat betekent geen dubbel werk meer en de foutkans is enorm afgenomen. Ook de fiattering in de workflow door de diverse bevoegden gaat automatisch. Zo kunnen we meer profiteren van bijvoor-beeld betalingskortingen. Het is ons doel het hele handmatige proces te laten verdwijnen, waardoor uiteindelijk de inkoopfactuur matcht met de factuur. In de bouw vragen verschillende partijen een offerte aan voor een en hetzelfde project. Voorheen hadden we hierin geen inzicht. Door AXtension® Project Relationship Management is daar verandering in gekomen. Nu kunnen we zien wie op welke projecten inschrijft en daaraan is een scoringskans gekoppeld. Geen invoer van dubbele projecten en dus geen dubbele cijfers in de omzet. Daarnaast zijn alle relaties rondom een project inzichtelijk. Dit alles samen heeft geleid tot veel nauwkeurigere management-informatie die veel sneller beschikbaar is.”

Voortschrijdend inzicht

Het hele implementatieproces heeft geleid tot andere inzichten. Koning: “Er is altijd een spanningsveld tussen het aanpassen van de processen of de ICT. Vanuit het verleden waren we gewend om alles volgens maatwerk te doen. Daardoor hebben we in eerste instantie de ICT aangepast aan onze processen. Maar al doende leert men, dus nu werken we steeds meer toe naar werkwijzen die binnen de standaard passen. Daardoor houden we beter grip op het systeem en updates zijn eenvoudig door te voeren.”

Blijven groeien

Koning: “Rollecate zelf is reeds geruime tijd live. Het is ons streven om alle bedrijven in de groep in september 2010 live te hebben. Daarna gaan we verder optimaliseren. Zo staan een HRM-module, RFID, barcodes, AXtension® Wireless Warehousing, Wet Keten Aansprakelijkheid en wellicht de overgang naar de volgende versie op ons verlanglijstje. We zijn dus nog lang niet klaar, maar hebben nu al een grote sprong voor-waarts gemaakt. Rollecate is een veeleisende klant, maar wij hebben gemerkt dat Pulse hier goed mee om kan gaan. Het resultaat tot nu toe is geslaagd.”

Project Typicals

Aantal medewerkers: 750
Versie: Microsoft Dynamics AX
Aantal gebruikers: 200 gebruikers
Vestigingen: tien, negen in NL en één in Hongarije

 

Hoe toekomstbestendig is jouw bedrijf?

Bespreek het met één van onze branche- experts.

Neem contact op