Project Description

‘Zo Dicht Mogelijk Bij Standaard Erp-Systeem Blijven’

All Brake Systems migreert snel met Pulse

ABS logo

Het importeren van 25.000 verschillende aftermarket auto-onderdelen uit heel de wereld en het afzetten daarvan in verschillende landen in Europa. Dat is wat ABS All Brake Systems met zeventig medewerkers doet. Ga er maar aan staan, automatiseringstechnisch gezien. Het vergt veel interfaces tussen ERPsysteem Microsoft Dynamics AX en zowel technische informatiesystemen als systemen die de interne operatie optimaliseren. Hoe voer je daarop een migratie uit? Die vraag mocht Pulse Busines Solutions voor ABS beantwoorden.

ABS All Brake Systems in IJsselstein bij Utrecht werd opgericht in 1978. Het bedrijf richtte zich op de levering van remsystemen voor de aftermarket van personenauto’s aan grossiers en groothandels. Waar de bestaande aanbieders op dat moment importeerden uit één specifiek productieland, koos ABS ervoor de hele breedte (en diepte) van de markt te bedienen door import uit alle productielanden. ‘Een ander unique selling point lag in onze catalogi, de kennisoverdracht over de producten’, vertelt operations director Wouter Kothuis. Inmiddels rekent ABS ook de grote kennis van de markt en van de producenten daarbinnen tot de toegevoegde waarden van het bedrijf.

Pulse-Client-ABS

25.000 verschillende producten

‘Zoals in elke markt komen ook hier inferieure producenten voor. Wij leveren alle producten, behalve die van de A-merken Brembo en Textar, onder eigen ABSmerknaam. Daarom kunnen wij het ons niet veroorloven ons met inferieure producten te afficheren. Gelukkig kennen we de markt en de kwaliteitsstandaarden goed. We werken veel met fabrikanten die ook voor de oem’ers leveren. En we gaan zeer zorgvuldig te werk bij de selectie van nieuwe producenten.’

Hoewel ook daarvóór al aan export werd gedaan, gaf de val van de Muur in 1989 een impuls aan de exportactiviteiten, die nu zo’n 35-40 procent van de omzet uitmaken. ‘Het wagenpark van Nederland als land zonder eigen automobielindustrie is buitengewoon divers. Dat maakt dat als je in Nederland een groot deel van alle automerken en-typen behapt, je dat in heel Europa kunt’, stelt Kothuis vast. Een jaar of zes geleden verbreedde ABS zijn assortiment met stuur- en ophangingsdelen. Inmiddels levert het bedrijf ook wiellagers en is het assortiment uitgebreid tot 25.000 verschillende producten.

Veel interfaces

Het aantal transacties is enorm en de logistiek eromheen is complex. Een dergelijke situatie vraagt van een bedrijf met zo’n zeventig medewerkers een hoge informatiseringsen automatiseringsgraad. ‘We waren dan ook al een vroege gebruiker van Axapta, de voorloper van Microsoft Dynamics AX’, zegt Kothuis. De ERP-systemen waren destijds nog vrij star; dat loste je op door maatwerk toe te voegen. Toen ik tweeenhalf jaar geluiden bij ABS kwam, had ik vanuit mijn vorige werkgever ook al Dynamics AX-ervaring. Ik herkende het systeem bij ABS niet eens! Beide bedrijven hadden zoveel maatwerk, dat het compleet verschillende systemen waren.’ ABS kent bijvoorbeeld veel – noodzakelijke – interfaces naar andere systemen.  Voorbeelden daarvan zijn gestandaardiseerde berichtenuitwisseling via een EDIprotocol. Daarnaast zijn er één-op-één EDI en systemen voor aanvullende informatie over onderdelen, zoals TecDoc en Aldoc. ‘Dat is alleen nog maar de externe kant. Voor ons intern was een interface naar voorraadoptimalisatiesysteem Slim4 cruciaal, evenals het business intelligence– systeem Targit, waarmee we trends zeer snel kunnen analyseren. En dan ben ik nog niet compleet, want het ERP-systeem moet ook gelinkt zijn aan  rijssystemen, de webshop en een systeem voor marktanalyse. Kortom: veel interfaces, een behoorlijk complex geheel.’

‘Als je in Nederland een groot deel van alle automerken en -typen behapt, kun je dat in heel Europa.’

Aantrekkelijkste architectuur

Helaas maakt maatwerk systemen moeilijk te updaten. Daarom is de huidige trend omgekeerd; de standaardsystemen kunnen veel meer en bedrijven willen zo dicht mogelijk bij die standaard blijven. Aanvullende functionaliteit kan tegenwoordig gelukkig veelal worden ingevuld met standaardmodules. Kothuis: ‘Die trend speelde toen in 2009 de migratie van Dynamics AX 3.0 naar Dynamics AX 2009 aan de orde kwam. Dat was een sterke verbetering, die echt een nieuwe start nodig maakte. Het was onze intentie om verder te gaan met de bestaande partner, maar we vonden het project belangrijk genoeg om ook twee andere partijen, waaronder Pulse Business Solutions, uit te nodigen om ons bedrijfsproces te bekijken en een aanbieding te doen voor de migratie.’ De wensen van ABS: dichtbij het  standaardprogramma blijven, bestaand maatwerk vervangen door standaardmodules en een specifieke oplossing vinden voor een goed beheer van het statiegeldsysteem. Kothuis: ‘Eén partij speelde matig op die wensen in en viel daarom al snel af. Maar we stonden te kijken van de toegevoegde waarde van Pulse bij het pragmatisch benaderen van problemen. Zo werd in twee, drie weken een oplossing voor de statiegeldproblematiek bedacht binnen de standaard, terwijl de bestaande partner alleen een maatwerkoplossing zag. De proactieve, directe benadering van Pulse beviel ons omdat die overeenkomt met onze eigen stijl. Bovendien bood Pulse de aantrekkelijkste architectuur. Dat was een benadering van basisprogrammatuur plus AXtension-oplossingen, terwijl de bestaande partner een hele schil met deels onnodige functionaliteit voorstelde. Het werd dus Pulse.’

Snelle migratie

Beide partijen stelden in november 2009 een ambitieus migratieprogramma op, dat voorjaar 2010 moest zijn afgerond. Kothuis: ‘We zetten er aardig vaart achter, maar hadden buiten een derde partij gerekend. Voor TecCom, het standaardcommunicatieprotocol voor de automotive aftermarket, was nog geen interface naar AX 2009 beschikbaar. TecCom maakte ook weinig haast met de ontwikkeling daarvan. Na lang wachten heeft uiteindelijk Pulse de interface gemaakt. Die hadden we daardoor niet in mei, maar pas in oktober. In de tussentijd stimuleerde Pulse ons om aan de slag te blijven met testen en dergelijke, dat was een goede zaak.’ In november 2010 kon de migratie plaatsvinden. ‘Op 8 november gebeurde dat en half december draaiden we probleemloos’, memoreert Kothuis. ‘Met vijf tot zes weken probleemoplossen was dit de snelste migratie die ik heb meegemaakt. Die snelheid was te danken aan onze keuze om dichtbij de standaard te blijven én aan de aanpak van Pulse. Tijdens de migratie wordt er altijd veel gemopperd, maar achteraf vindt iedereen dat het snel en goed is verlopen.’ De nazorgfase van het project werd op 1 juli 2011 afgesloten. ‘ Bij het finetunen tot die tijd is nog wel wat elementair maatwerk toegevoegd. Dat paste in mijn benadering: eerst standaardoplossingen invoeren en als dan blijkt dat bepaald maatwerk onvermijdelijk is, kun je dat alsnog uitvoeren. Het systeem draait prima, inclusief de belangrijke TecCom-interface.’ Behalve de softwaremigratie verzorgde Pulse ook de daaraan gerelateerde herstructurering van het serverpark bij ABS, meldt Wouter Kothuis tot slot: ‘Hun serverspecialist heeft alles gestandaardiseerd naar een Microsoft Hyper V-omgeving. We zijn nu helemaal bij op alle gebieden en hebben overal de juiste softwareversies van. Al met al een hele geruststelling.’

Hoe toekomstbestendig is jouw bedrijf?

Bespreek het met één van onze branche- experts.

Neem contact op